Fejlkøb på 13 millioner: Universitet mangler it-system

I en rapport fra Rigsrevisionen fremgår det, at økonomistyringen på Aalborg Universitet sejler.

“Dårlig økonomistyring på Aalborg Universitet førte til et uforudset underskud,” hedder det meget kontant i rapporten.

Aalborg Universitet fremlagde således et regnskab for 2012 med et underskud, der var “væsentligt større end planlagt”.

“En del af forklaringen var, at væsentlige negative afvigelser i
forhold til budgettet og årsestimatet først blev konstateret meget sent.”

Underskuddet var på hele 165 millioner kroner mod et budgetteret underskud på 33 millioner kroner, oplyses det i rapporten.

“Underskuddet skyldes blandt andet et generelt stigende aktivitetsniveau og mangelfuld budgettering og projektstyring af universitetets etablering af en afdeling i Københavns Sydhavn,” konstaterer Rigsrevisionen.

“”Aalborg Universitet manglede et system til at give et centralt overblik over universitetets disponeringer” “

13 mio. inventar står på lager

Institutionsrevisor konstaterede, at de anvendte disponerings- og godkendelsesregler vedrørende indkøb af for eksempel inventar til afdelingen i Sydhavnen ikke fungerede tilfredsstillende.

“Idet der blev indkøbt inventar til indretning af grupperum for 22 millioner kroner, på trods af at det reelle behov var cirka 9 millioner kroner,” fremgår det.

Igen peges på samme årsag: “Aalborg Universitet opererede med et system, hvor det var muligt at disponere, uden at der på forhånd var opstillet et internt budget. “

“Det overskydende inventar står nu på lager,” skriver Rigsrevisionen.

Revisionen er naturligvis ikke tilfreds med, at “økonomistyringen på Aalborg Universitet har været så mangelfuld”.

“”Rigsrevisionen forventer, at universitetet snarest får etableret et centralt disponeringssystem til at sikre overblik over forbruget” “

Ud over Rigsrevisionen vil også Ministeriet for Forskning, Innovation og Videregående Uddannelser følge “universitetets arbejde med at rette op på de konstaterede forhold”.

Universitet: Vi er igang
Hos Aalborg Universitet er man ifølge økonomidirektør Morten Winterberg i gang med processen frem imod at få købt et ordentligt it-system til at skabe overblik.

Har I købt et system, der giver bedre overblik over indkøb?

“Kort efter min tiltrædelse 1. juli i år gennemførte vi en screening af markedet og kan konstatere, at der findes flere systemer, som er egnede til opgaven og til god integration med Aalborg Universitets øvrige systemportefølje,” lyder det fra økonomidirektøren.

“Efterfølgende har vi nedsat en projektgruppe, som gennemfører en dybere forundersøgelse, herunder overvejelser om ændringer i processer og organisatoriske roller, der følger med indførelse af et system til styring af indkøb.”

“Jeg forventer, at forundersøgelsen afsluttes i løbet af få måneder, hvorefter vi vil bevæge os ind i et anskaffelses- og implementeringsforløb med ambition om at have væsentlige dele af universitetets indkøb omlagt til en proces understøttet af et nyt system i løbet af 2014,” vurderer han.

Ifølge Rigsrevisionen kunne eksempelvis fejl-indkøbet af inventar være undgået, hvis man havde et godt it-system. Derved ville universitetet jo også spare en del millioner.
Men ved I allerede nu, hvor mange millioner I cirka forventer at investere i et nyt it-indkøbssystem?

“Vi kender ikke det specifikke beløb, herunder fordeling mellem ekstern anskaffelse, ekstern assistance og intern tidsallokering i og med, at forundersøgelsen ikke er gennemført.”

“Men vi har selvfølgelig allokeret et skønnet beløb i vores udkast til budget for 2014. Budgettet godkendes først senere,” forklarer økonomidirektøren.

Af kommercielle hensyn ønsker han imidlertid ikke at oplyse mere om indkøbet.

“Ligesom du af samme årsag ikke skal regne med, at du kan finde en specifik post i budgettet, når det bliver tilgængeligt,” forklarer han.