Kriseramt it-system var en prøveklud og et højrisikoprojekt fra begyndelsen

Arbejdsskadestyrelsen står over for måske at skulle tage livet af et nyt it-system, som indtil videre har kostet 164 millioner kroner, men ikke har givet de effektiviseringer, som styrelsen havde forventet. Tværtimod tager visse arbejdsgange op til fem gange så lang tid i det nye system som i det gamle.

Proask-systemet skulle automatisere flere arbejdsgange i styrelsens behandling af sager om arbejdsskader, men allerede før projektet gik i gang, stod det klart, at det var et projekt med en høj risiko på den tekniske side.

I en orientering til Finansudvalget fra december 2008 lyder det således i vurderingen af den tekniske risiko for projektet:

»Projektet er det første større projekt inden for ministerområdet, hvori man realiserer Beskæftigelsesministeriets strategiske beslutning om Service Orienteret Arkitektur (SOA), herunder anvendelse af koncern-fælles komponenter (fx Captia og BizTalk).«

Proask skulle således være ministeriets første forsøg med at implementere en serviceorienteret arkitektur. I orienteringen fra december 2008 var risikovurderingen for den tekniske løsning overordnet vurderet til fire ud af fem.

Men i en detaljeret risikovurdering fra marts 2011 vurderes projektets kompleksitet til fem ud af fem:

»Projektet indebærer, at hele styrelsens nuværende produktionssystem udskiftes, og det i sig selv er en kompleks operation.«

Netop det, at Proask er det første SOA-projekt i Beskæftigelsesministeriet fremhæves også som en væsentlig risikofaktor.

Samtidig fremhæves det i risikovurderingen, at Proask er styrelsens hidtil største it-projekt med ny teknologi, som omfatter hele styrelsen, og at det vel at mærke er med teknologi, styrelsen ikke tidligere har anvendt.

Grænseflader gav problemer

Den høje risiko skulle imødegås ved at basere løsningen på standardkomponenter. I praksis viste det sig imidlertid at være sværere end først antaget.

»Selvom løsningen baseres på standardkomponenter, kræver løsningen alligevel en betydelig videreudvikling for at leve op til Arbejdsskadestyrelsens meget høje krav til systemet og forudsætter en teknisk meget avanceret løsning,« lyder det i en orientering til Finansudvalget fra maj 2011.

I april 2010 stod det således klart, at projektet ville blive forsinket på grund af udviklingen af de grænseflader, som ville være nødvendige for at opbygge arkitekturen.

»Udviklingen af specielt to af projektets 22 grænseflader (Captia-grænsefladen og BuilDoc-grænsefladen) har imidlertid vist sig at være mere kompliceret end forventet, hvilket har betydet, at nogle leverancer er blevet forsinket. Betydningen heraf har været drøftet med leverandøren, som har indsat flere ressourcer med meromkostninger til følge.«

Afløste system med WordPerfect 5.1

Proask-systemet er leveret af Steria, men består af blandt andet Scanjours Captia ESDH-system, Global 360′s sagsbehandlingssystem, Corticon fra Progress som motor for regelbaseret automatisering af arbejdsgange og Microsofts BizTalk.

Systemet skulle afløse Scanjour P fra 1991, hvor medarbejderne blandt andet skal arbejde med WordPerfect 5.1.

Proask skulle imidlertid ikke kun være en prøveklud for SOA i Beskæftigelsesministeriet. Det skulle også være et forsøg på at anvende regelbaseret it til automatisering af arbejdsgange. Det var en medvirkende faktor til, at Arbejdsskadestyrelsen fik støtte på 37,4 millioner ABT-fonden, den nuværende Fonden for Velfærdsteknologi, i 2010.

Arbejdsskadestyrelsen overtog formelt Proask i december 2012, men da systemet blev taget i brug, viste det sig ikke at levere de ønskede effektiviseringsgevinster. Derfor fik styrelsen udarbejdet en rapport fra Gartner Consulting, som skulle vurdere, om systemet havde en sund arkitektur.

»Arbejdsskadestyrelsen står med løsning med en unødigt kompleks arkitektur i forhold til opgaven, somvil betyde høje videreudviklings- og vedligeholdelsesomkostninger og fejlmuligheder,« skrev konsulenterne fra Gartner Consulting i deres rapport ifølge en evaluering fra Arbejdsskadestyrelsen til ABT-fonden.

Nedtur på Gartners hype-kurve

Gartner-konsulenterne placerede også Business Process Management for den offentlige sektor på den nedadgående del af Gartners hype-kurve, og vurderede, at styrelsen lige nu befandt sig i den dybe dal, hvor en teknologi havde skuffet.

Ifølge rapporten kan styrelsen have knækket halsen på at give sig i kast med et meget kompliceret projekt:

»I forhold til Arbejdsskadestyrelsens investering i Proask er det således væsentligt at være opmærksom på, at en række af de vanskeligheder, man er stødt på i udviklingen af løsningen ikke alene, og heller ikke primært, stammer fra problematiske beslutninger i udviklingsprojektet, men derimod har vist sig at være generelle problemer forbundet med at oversætte komplekse sagsgange til en it-understøttet form.«

Arbejdsskadestyrelsen har efterfølgende fået udarbejdet en ny rapport fra Deloitte, som anbefaler helt at lukke projektet ned, fordi det ikke vil kunne lade sig gøre at få systemet til at fungere tilfredsstillende inden for et rimeligt budget.

Den endelige beslutning om skæbnen for Proask vil ifølge styrelsen blive truffet i løbet af foråret.