Nu går det stærkt: Vestas outsourcede på bare ti uger

At overlade virksomhedens kritiske it-systemer og helpdesk i andres hænder er en stor beslutning, som kræver noget fodarbejde. Men derfor behøver det ikke trække i langdrag. Mange private virksomheder har i stedet skruet tempoet godt op, fortæller Mike Polczynski, chefkonsulent hos PA Consulting Group.

»Nu går kunderne meget hurtigere og mere målrettet efter de leverandører, de synes er relevante at tage fat i. Det, der før kunne tage 10-18 måneder, bliver nu gjort på 4-6 måneder,« fortæller han til Version2.

Den uofficielle danmarksrekord i hurtig-outsourcing ligger hos vindmøllegiganten Vestas, i et forløb hvor PA Consulting var rådgiver. Her blev leverandøren fundet og kontrakten underskrevet bare 10 uger efter, at arbejdet gik i gang.

På Dansk IT’s konference om outsourcing i slutningen af januar fortalte Lasse Schmidt og Morten Duus fra Vestas om forløbet med at outsource hele datacentret, som Vestas ellers selv havde drevet. Tidspresset skyldtes, at hovedkontoret i Randers, hvor datacentret lå, skulle sælges. I den forbindelse blev løsningen så en fuld outsourcing.

»Det var en burning platform, så vi skulle gøre noget. Og vi havde i en længere periode ikke investeret i infrastruktur, så det var på nogle områder blevet forældet. Derfor besluttede vi at outsource det hele,« forklarede de.

‘Et komprimeret forløb’

Skæringsdatoen for at have underskrevet en kontrakt blev sat til 1. december 2013, hvilket gav Vestas-folkene 10 uger til opgaven. Det krævede en hel del overarbejde.

»Det blev et komprimeret forløb. Man kan bestemt gøre det her hurtigere end normalt – men jeg vil ikke anbefale, at man gør det på 10 uger. Vi trak store veksler på folk, og efter det her forløb havde mange brug for den juleferie, der kom,« fortalte Lasse Schmidt.

I første omgang blev tre mulige leverandører inviteret ind til en snak, og efter en uge var feltet skåret ned til to. Gennem syv workshops i løbet af fire uger med hver leverandør blev opgaven defineret og et kontraktgrundlag så dagens lys. Det blev ikke gjort lettere af, at Vestas ikke tidligere havde outsourcet sådan en opgave, og at dokumentationen ikke var helt på plads alle steder.

Trods det hurtige forløb blev resultatet rigtig fint, fortalte de to Vestas folk. Det blev NNIT, som endte med at trække det længste strå i den intensive tvekamp.

»Vi var meget spændte på, hvad vi fik. Ville kvaliteten være høj nok i tilbuddet? Ville prisen være for høj? Men vi fik samme kvalitet som i normale forløb, og buddene var bedre end benchmarks for branchen,« sagde Morten Duus.

Aftalen omfattede 40 medarbejdere, heraf halvdelen på Filippinerne, som flytter fra Vestas til NNIT. Og efter tiltrængt juleferie er selve overdragelsen nu ved at blive planlagt. Vestas’ afdeling for high-performance computing, herunder Danmarks hurtigste supercomputer Firestorm, er ikke en del af outsourcingen.