Leverandør: Hvorfor starter staten forfra på hvert eneste udbud?


Foto: Progressive

De offentlige myndigheder og den fælles indkøbsorganisation SKI bør være bedre til at genbruge de krav, der bliver stillet til leverandører, som vil byde på en opgave gennem et udbud.

I dag går der utrolig meget tid med at forholde sig til udbudsmateriale, hvor formalia er lidt anderledes, hver gang, og det er rent spild.

Sådan lyder det fra Troels Gammelgaard, direktør for it-leverandøren Progressive, som Version2 besøgte tidligere på ugen og i den anledning bad ham sætte ord på, hvordan udbudssystemet kan gøres bedre.

»Vi skal som leverandør sætte betragtelige ressourcer af til at håndtere udbud. Der er enormt mange formalia og krav, vi skal svare på gang på gang. Hvis man kunne standardisere det, ville det være win-win for både leverandør og kunde. Der er et stort besparelsespotentiale her,« siger direktøren til Version2.

Som eksempel nævner han de krav, de offentlige kunder nu stiller om en leverandør med forstand på ITIL, som netop er en standard, store dele af it-branchen nu bruger til at skabe et fælles sprog og et fælles system for drift og udvikling. Men alligevel er der nye formuleringer om ITIL i hvert eneste udbud.

»Staten har nogenlunde taget ITIL til sig nu, men måden, man beder os om at dokumentere vores ITIL-beredskab på, er ny hver gang. Så bliver der brugt millioner af kroner hos kunderne på at kravspecificere det her, og det skal leverandørerne så tilsvarende bruger millioner af kroner på at svare på og leve op til,« siger han.

Læs også: Her er statens problemer med it-projekter – og succeserne

En anden uskik, som kræver meget tid hos leverandørerne, er, når en kunde ikke helt selv er klar over, hvad de egentlig beder om i deres kravspecifikation.

»Tit er der ikke klarhed over, hvilken funktionalitet der er brug for – og så bruger kunden en masse tid på at specificere en lang række tekniske krav, men uden funktionalitet. Hvis man i stedet var helt skarp på de funktionelle krav og specificerede dem og så lod leverandørerne om at finde den optimale arkitektur og så videre, ville det være langt bedre. Det er jo netop leverandørerne, som har ekspertisen til at finde den bedste løsning,« siger Troels Gammelgaard.

Progressive satser generelt kun på opgaver, hvor man først skal prækvalificeres, for ikke at spilde for meget tid. Her satsede staten og kommunerne oprindeligt på at lade indkøbsorganisationen SKI være en fælles portal, så leverandørerne skulle igennem samme forløb hver gang, men sådan gik det ikke. Så nu er der mange forskellige steder i staten, man som leverandør skal godkendes.

»Man kunne ikke få SKI til at blive en succes, så nu har alle de store ministerier lavet deres egne rammeaftaler, vi så også skal prækvalificeres hos som leverandør. Men man beholdt stadig SKI,« siger Troels Gammelgaard.

Hele systemet med udbud vil han ikke lave grundlæggende om, for han har ikke et forslag til en bedre løsning, der kan sikre konkurrence blandt leverandørerne.

»Jeg er tilhænger af, at der ikke er for meget kammerateri, hvor man bare vælger dem, man har et godt forhold til fra tidligere, eller som man har fået en stor julegave fra. Så hellere bruge lidt flere ressourcer, hvis det sikrer, at det hele sker på rimelige vilkår,« siger han.

Læs også: Sådan åbnede den engelske stat for små it-leverandører – og sparede 5 milliarder

Men nogle gange er ressourceforbruget i statens it-udbud og it-projekter alligevel voldsomme. I forhold til en privat kunde, hvor en leverandør bliver hyret og kan gå i gang med det samme med at løse opgaven, kan omkostningerne være fem gange højere, når det skal ske igennem et udbud med en tyk kravspecifikation fra starten af, vurderer han.

»Der er også mange kommercielle interesser i at beholde disse udbud, for eksempel hos dem, som tjener gode penge på at hjælpe staten med at skrive udbudsmaterialet. Det tror jeg heller ikke hjælper på udviklingen. Alle myndigheder vil gerne gå med livrem og seler, så de vil hellere hyre nogle konsulenter ind – og så kan man også tørre den af på dem, hvis det går galt,« siger Troels Gammelgaard.

Der mangler også nogle gange en forståelse hos de offentlige kunder for, hvor meget tid det tager hos leverandørerne at forholde sig til udbudsmaterialet, mener han.

»Nogle gange får vi udbudsmateriale ind på 400 sider med en forventning fra kunden om, at det kan holdes under udbudsgrænsen på halvanden million kroner. Men for os kan det koste halvanden million kroner at skulle give et tilbud på sådan en opgave,« siger direktøren.

Af samme grund vælger det mellemstore firma med 130 ansatte nøje ud blandt de potentielle udbud, så der ikke bliver for mange nitter i puljen – ellers bliver det alt for dyrt.

»Vi svarer næsten aldrig på noget, hvor der ikke er prækvalifikation, og det sker også ofte, at vi vælger ikke at byde, selvom vi er blevet prækvalificerede. Vi skal meget gerne vinde mellem hver tredje og hver fjerde af dem, vi byder på,« siger Troels Gammelgaard.

Selvom der er mange gode ting ved at være erhvervsdrivende i Danmark – for eksempel, at der ikke er meget kammerateri – kan han også blive meget træt af politikernes mange tiltag, som rammer virksomhederne.

»Det kan irritere grusomt, når der for eksempel igen bliver lavet om på beskatningsforhold, eller hvornår noget er hjemmearbejdsplads eller ej. Da sundhedsforsikringer blev populære, skulle det ikke længere være skattefrit. Og så skal vi ud at spørge alle medarbejderne om de ændrede vilkår. Det er grotesk, så meget tid man ender med at bruge på al den slags. Den tid ville vi hellere bruge på at udvikle forretningen,« siger han.

Det mest tossede er, at mange af disse tiltag tilsyneladende bliver udtænkt på Christiansborg i den bedste mening i et forsøg på at hjælpe virksomhederne. Men sådan ender det bare meget sjældent i praksis.

»Jeg tror ikke, at politikerne tænker på konsekvenserne af, at de laver om på noget. Selvom det er meningen, at det skal gøre det nemmere for os erhvervsdrivende, har det en lang tilbagebetalingstid, fordi det er en stor opgave at få arbejdet ind i de daglige processer. Og inden man så når til at høste gevinsterne, bliver det lavet om igen,« siger Troels Gammelgaard.

Posted in computer.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>