Projekter fejler, fordi vi forventer, at projektværktøjet kan fikse alt

»En af de største fejl, mange begår igen og igen, er at tro, at projektværktøjerne alene kan løse de udfordringer, der er i organisationen.«

Sådan lyder den kontante udmelding fra Helle Falholt, som er senior management konsulent hos Peak Consulting Group med speciale inden for projekt-, program- og porteføljeledelse. Hun bruger sit arbejdsliv på at sikre, at det er de rigtige projekter, der startes i en organisation, at de ledes effektivt, og at de skaber reel værdi.

Vil du videre i karrieren. Tjek de aktuelle opslag inden for projektledelse.

I virkeligheden bør man ikke starte et eneste it-projekt, medmindre der står en bruger og siger: ‘Jeg vil ha’ det, jeg vil ha’ det, og det skal gå hurtigt!
Helle Falholt, senior management konsulent, Peak Consulting Group.

Det er netop den reelle værdi af et projekt, det skorter på. Og det gælder både projekter i det offentlige og det private:

»Projektværktøjer kan ikke redde dig, hvis du har rod i måden, du arbejder på. Jeg oplever det f.eks., når jeg siger til en projektleder: ‘Må jeg se din plan?’ Så viser de mig en leveranceplan fra en it-leverandør, men ikke en plan for, hvordan projektet skal implementeres ude i forretningen, eller hvordan medarbejderne ændrer deres arbejdsgange. Og uden en implementeringsplan kommer projektet ikke i mål,« siger hun.

Helle Falholt understreger, at projektværktøjer ikke kan løfte projekt­modenhed. De skaber ingen værdi, hvis man ikke sørger for, at grundlaget for at bruge dem er til stede i form af f.eks. fastlagte processer, roller og ansvar m.m.

Men selv det hjælper ofte kun på at gennemføre projektet og sikre leverancerne. Grundlaget for at sikre reel værdi er, at forretningen er med. En række undersøgelser viser da også, at der er en klar kobling mellem projektmodenhed og forretningsmæssig succes.

Organisationen skal med

Helle Falholt har godt 20 års erfaring i projektbranchen. En af hendes kongstanker er, at man samtidig med, at man planlægger sit projekt og udvikler sin business case, også bør udarbejde en organisatorisk implementeringsplan.

»Udenlandske undersøgelser peger på, at alt for mange projekter fejler, fordi de ikke leverer de forventede gevinster, og det er et problem. Det er nemmere at købe et it-system hos en leverandør end det er at implementere det i organisatio­nen. Det, der virkelig gør en forskel, er, når nogen fra forretningsdelen bliver engageret i projektet og tager et ansvar,« siger hun og tilføjer:

»I virkeligheden bør man ikke starte et eneste it-projekt, medmindre der står en bruger og siger: ‘Jeg vil ha’ det, jeg vil ha’ det, og det skal gå hurtigt!’ Det er et sygdomstegn, hvis forretningen ikke vil involvere sig.«

Har du brug for at blive opdateret om de seneste værktøjer, metoder og uddannelse til at styre store og små projekter? Lære af andre brugere af værktøjer og uddannelse? Få den størst mulige gevinst ud af dine investeringer på området?

Så deltag på projekt:værktøjsdagen 20. november 2014 i Radisson Blu Falconer, Frederiksberg, årets messekonference for projektledere, projektchefer, it-chefer og virksomhedsledere, der har indkøbsansvar og arbejder med projekter i det daglige.

Læs mere og tilmeld dig på projektdagen.dk.

Må ikke løbe ud i sandet

Helle Falholt sender en tanke til de i alt 29 statslige it-projekter med et budget på over 10 millioner kroner, som IT-projektrådet i øjeblikket holder et vågent øje med, og hvoraf fem er forsinkede:

»Jeg håber da, at alle disse projekter skaber en reel værdi for borgerne, og at de ikke bare løber ud i sandet. Problemet er, hvis der ‘bare’ er aftalt en besparelse, uden at de, der formodes at få gavn af projekterne, har været inde over og bekræfte, at de kan løfte besparelserne med det, som projekterne leverer.«

I sit arbejde med både private og offentlige virksomheder oplever Helle Falholt ofte, at der er et mismatch mellem det sprog, forretningen taler, og det sprog, it-projektfolkene taler:

»Koblingen mellem forretningen og projektet kikser rigtig ofte. Så bliver det, som projektet leverer, ikke helt rigtigt for forretningen, og hvis leverancerne måske heller ikke bliver implementeret godt, så mangler vi gevinstrealiseringen. Og det er mange penge, man går glip af.«