papirløse kontor er en, hvor brugen af ​​papir er enten blevet fjernet eller er minimal ( gå helt papirløse er normalt ikke muligt eller praktisk ) . I et papirløst kontor , er data , filer og oplysninger, der gemmes , tilgås , hentes og behandles elektronisk. Flere elektroniske udstyr anvendes til disse funktioner . Scannere bruges til at konvertere papirdokumenter til elektronisk format. De konverterede dokumenter og elektroniske filer gemmes og behandles på computere og deles på tværs af netværk . Dokumenter kan fremsendes elektronisk på faxmaskine og PDA'er anvendes til mobil adgang til elektroniske dokumenter. Computere

Computere er rygraden i papirløse kontorer . Dokumentet management, content management, optisk tegngenkendelse , e-mail og andre systemer , der er nødvendige for at køre en papirløse kontor er alle programmer, der kører på computere. Papirløse kontorer kan indeholde forskellige typer af edb-systemer til at opfylde behovene i organisationen , lige fra enkeltstående pc'er og bærbare computere til små eller hjemme kontorer til store , komplekse netværk af servere, arbejdsstationer og computerenheder til større virksomheder.

Scannere

fleste papirløse kontorer bruger et dokument management system til at gemme filer elektronisk. Papir -filer konverteres til elektroniske filer ved hjælp af en scanner , som gør dette til en af de vigtigste elektroniske enheder i en papirløse kontor . De scannede dokumenter er enten gemmes som billeder eller forarbejdes til elektroniske filer ved hjælp af optisk tegngenkendelse software, der ofte følger med scanneren. Nogle kontorer bruger multifunktionsmaskiner , der tjener som kopimaskiner, scannere og faxmaskiner - alt i én

Faxmaskiner

Elektroniske faxmaskiner anvendes i papirløst . kontorer til at sende elektroniske kopier af filer over telefonlinjer eller netværk og er en god måde at kommunikere med de traditionelle kontorer. Den elektroniske fax giver modtageren at få en papirkopi af en fil, hvis det er nødvendigt . En elektronisk faxmaskine er normalt forbundet til dokumentet management system til at gøre det muligt for papirløse kontor til nemt at gemme indgående og udgående dokumenter.
Lagringsmedier

papirløse kontorer gemme de fleste af deres filer og data elektronisk. Dette introducerer risiko, da data lagret elektronisk kan gå tabt eller ødelagt gennem funktionssvigt elektriske strømstød , infektion med computervirus eller andre katastrofer . Dataene bør bakkes op med jævne mellemrum. Lagringsmedie - såsom harddiske , backup magnetbånd og båndstationer - er væsentlige i et papirløst kontor. De sikkerhedskopierede kopier af data på lagermedier , gemmes normalt offsite som en nødforanstaltning .