Den type scanner, du bruger til dine Office-dokumenter , vil afhænge af dokument størrelse og dine andre behov. Flatbedscannere giver dig nem scanning af tykke eller ulige -formet dokumenter , mens foder -through scannere fungerer godt for standard 8 1/2-by-11-inch papir. Håndholdte scannere vil hjælpe dig scanne større dokumentformater, som ikke passer ind i flatbed eller foder -through scannere , såsom arkitektoniske planer eller 11 -by- 17 udskrifter . Når du har valgt din scanner , skal du sætte den op og organisere din virtuelle registreringssystem. Hvis du planlægger at scanne dine Office-dokumenter , så de kan bruges i en tekst editor såsom MS Word, Open Office Writer eller WordPad , skal du vælge en scanner , der omfatter OCR-software . Instruktioner
1

Installer driveren software, der fulgte med scanneren på computeren scanneren sluttes til . Hvis du bruger en netværksforbundet scanner, skal du muligvis installere driveren på hver computer, der bruger scanneren selv, men ikke hver computer, der skal til at se dokumenterne. Følg alle anvisningerne på emballagen og på skærmen for at sørge for din scanner software er installeret korrekt.
2

Start scanner software ved at dobbeltklikke på dens ikon på din computer. De fleste scanner software har indstillinger, der vil give dig mulighed for at spare scanninger i bestemte filformater , såsom PDF, JPG og DOC .
3

Klik på PDF mulighed, hvis du vil scanne dokumenter, så de bevarer alle deres visuelle karakteristika, herunder ord og billeder . Du vil ikke være i stand til at ændre disse dokumenter uden en PDF editor, men du vil være i stand til at se og dele dem med alle computere, der har den gratis Adobe Acrobat Reader -software. Indstil PDF-indstillinger for størrelse og opløsning, du ønsker som din standard scanning. Softwaren kan også tillade dig at vælge en standard sted, hvor det vil spare alle PDF-filer. Vælg en placering, der er let at finde , såsom en mappe på skrivebordet .
4

Klik på teksten , Word eller OCR ikonet. Angiv dit foretrukne dokument størrelse, opløsning og standardplacering for de dokumenter, du ønsker at scanne , så de kan redigeres i et tekstbehandlingsprogram. Hvis alle i virksomheden bruger den samme tekstbehandlingsprogram, har de filer gemt i denne processor format. Hvis ikke, gemme filer i Rich Text Format ( . Rtf) er bedst , da det kan læses af de fleste tekstbehandlingsprogrammer .
5.

Klik på indstillingen for brugerdefinerede scanninger og oprette nogen anden fælles scanning opgaver, du planlægger at udføre , såsom en 2 -by- 3-tommer PDF scanning til visitkort eller separate filplaceringer for scanninger , skal gemmes og lagres .
6

Test hver indstilling ved at scanne relevante type dokument gennem scanneren , derefter kontrollere filen placering for at sikre den gemt korrekt. OCR-software er ikke 100 procent korrekte , så altid tjekke OCR -filer for fejl , især når grænser eller ualmindelige skrifttyper bruges .
7

Informer resten af ​​kontoret personale, hvor hver type filen er gemt , og hvordan man bruger scanneren korrekt.
8

Back up den computer, der gemmer dokumenter regelmæssigt. Dette vil holde en kopi af dine scannede dokumenter i tilfælde af edb- svigt.