Microsoft Access giver sine brugere til at opbygge og administrere databaser . Det er det bedste værktøj i Microsoft Office Suite til denne funktion. Betydning

Folk bruger Microsoft Access til at opbygge og administrere databaser , som er organiseret samlinger af data, der kan deles mellem mange brugere. Databaser er afgørende for registrering af virksomheder og andre organisationer , så flere personer til at få adgang til , hente, opdatere og på anden måde ændre optegnelser hurtigt og effektivt.
Identifikation

Adgang er, hvad der er kendt som et database management system - et program, der giver brugerne mulighed for at hente oplysninger fra, og opdatere databasen uden at overtræde forholdet mellem de data, der oprindeligt indført af databasen designer. For eksempel ville forbrugeren database Oats Company, en hypotetisk virksomhed , indeholde filer, der indeholder de fysiske postadresser , køb historie, mailing historie og andre relevante oplysninger , samt forholdet mellem disse optegnelser og menuer er designet af databasen designeren der tillader andre brugere at søge efter information.
database

En Access-database i sig selv består af selve dataene , og forholdet mellem de data , grænseflader at forskellige brugere kan se og bruge til at ændre eller hente data og anvisninger til, hvordan databasen er at være fysisk gemt på den computer eller server .
Hvornår skal man bruge Microsoft Access

Brug af Access er passende, når der er flere relationer mellem de data, du forsøger at optage. Adgang er også hensigtsmæssigt at bruge, hvis du har planer om opbevaring af registreringer i en lang periode , eller hvis du har brug for at skabe hurtige rapporter med forskellige stykker af information .
Anvendelse af Microsoft Excel Versus Microsoft Access < br >

Sig Oats Company mails opfordringer og tak kort til en postliste består af 10 forskellige grupper ( A , B , C. ..) på forskellige tidspunkter i løbet af året . Medlemskab i den ene gruppe er ikke eksklusiv . Med andre ord kan Mr. Joe Brown være medlem af grupperne A , C og D , ikke bare A. Nu antager Oats Company mailingliste er sammensat af 10 forskellige Excel-regneark - A , B, C og så videre. For at opdatere Mr. Brown kontaktoplysninger , ville du nødt til at ændre hans rekord tre forskellige tidspunkter , på regneark A, C og D .

Antag Oats Company ønsker at spore , hvilken type mailing hvert gruppemedlem modtaget og når han eller hun har modtaget den. I Excel kan du oprette et nyt regneark i hver regneark til at optage mailing historie ( f.eks A og A ' ) . Men hvis Joe Brown , siger, tjente en juridisk embedseksamen , og var nu benævnt " Mr. Joe Brown, Esq. " ville du nødt til at opdatere hans rekord på seks regneark

forestille sig, hvis nogen spurgte dig om at udfylde en mere kompleks opgave , der er baseret på disse indledende antagelser , såsom: . fjerne alle medlemmer af gruppe C fra postlisten , bortset fra medlemmer , som også hører til gruppe A og enhver anden gruppe , undtagen D , og har modtaget en tak kort i de seneste seks måneder . Kæmning gennem flere regneark for at finde disse oplysninger ville være en smule mere kedelig . Tilføje et par flere variabler og anmodninger vil gøre det klart, at Excel ikke er et ideelt værktøj til at styre virksomhedens adresseliste eller anden database.

Access , på den anden side , kan du oprette poster repræsenteret ved en unik identifier - hvad der er kendt som en primær nøgle - der kan henvise til flere stykker af data . For eksempel ville rekord for Joe Brown identificeres ved en alfanumerisk kode , der refererer til og tillader adgang til at hente nogen af ​​Joe Brown attributter . Attributter er de forskellige typer af data , der er forbundet med en rekord primære nøgle . For eksempel er Joe Brown fornavn , efternavn , adresse og mailing historie alle attributterne for en enkelt post i databasen. En korrekt udformet Access-database vil kun kræve , at registreringer skal opdateres én gang i databasen også kunne hente enhver kombination af ønskede egenskaber. Dette gør opgaver som den i det foregående afsnit enkel, og gør adgangen ideel til opbygning og styring databaser.