? En virksomhed dokumenthåndtering ( EDM) -system, også kaldet en content management system ( CMS) eller enterprise content management ( ECM) -system, er et multi- brugergrænseflade, der giver brugerne mulighed for at dele og communally redigere tekstindhold på en effektiv og overskuelig måde . Nødvendigheden af ​​Enterprise Document Management

Når flere medarbejdere arbejder på et tekstdokument eller løbende ajourføring et regneark eller en database , et fælles problem, der opstår , er, at der ender med at blive mange forskellige variationer af det samme dokument . Endda sende opdateringer til én central part kan være en smerte , fordi denne person stadig har til at behandle alle de opdateringer i en enkelt fil og sende det tilbage ud til alle involverede . Med et dokument management system , dog kan alle parter samtidig adgang til dokumentet , og der er ingen grund til at e-maile opdateringer involverede.
Management Abilities

Nogle dokument styringssystemer simpelthen behandle alle brugere som jævnaldrende og give dem lige adgang til alle projektets indhold. Andre giver begrænsede ledelsesmæssige evner til det enkelte oprindelse projektet , at lade ham gøre ting såsom fjerne andre fra projektet. De mest intensive dokumentstyringssystemer , dog har en separat ledelse portal, der giver dem mulighed for at give brugerne forskellige niveauer af adgang .
Google Docs
p mest populære dokument management system i verden er Google Docs, som er en gratis service til rådighed for alle med en Google-konto. Brugere kan uploade , ændre og dele tekstfiler , databaser , præsentationer og regneark , der let importerer fra og eksport til Microsoft Office-programmer som Word , Access, PowerPoint og Excel. Virksomheder, der kun har brug for grundlæggende dokument management services er ofte afhængige af Google Docs .
Andre gratis muligheder

For dem, der foretrækker ikke at bruge Google Docs, nogle alternativer er Buzzword , Zoho , Etherpad , Peepel , OpenGoo og Alfresco . Buzzword , udviklet af Adobe , giver administratorer mulighed for at give forskellige niveauer af adgang til brugerne. Den holder også en log over foretaget redigeringer. Fordelen ved Zoho er niveauet af dens funktionalitet. Zoho tilbyder en fuldt funktionel tekstbehandlingsprogram , en personlig wiki og et stort antal andre typer programmer. Etherpad er rart, fordi det ikke kræver at du registrerer dig for noget. Peepel er en suite af programmer, der integrerer med din browser. OpenGoo , som navnet antyder, er lavet til at være Google Docs for dem, der ikke ønsker at bruge Google. Alfresco er designet til at være et gratis alternativ til dem, der har brug for den fulde funktionalitet af de unikke programmer som Documentum .
Premium Programmer

Fire af de mest populære dokumenthåndtering programmer er Open Text , SharePoint og Documentum . Alle disse programmer indarbejde komplekst dokument management, community management , asset management og indhold rapportering.