Dokumenter har langt større mobilitet end de gjorde selv 10 år siden, og det er alt for nemt for en medarbejder at gøre brug af den forkerte dokument, klassificeret materiale til at komme i de forkerte hænder , eller at miste overblikket over nødvendige oplysninger. Hvis du forstår strømmen af ​​arbejde gennem din organisation, kan du oprette et system, der kanaler oplysninger til de mennesker, der har brug for det , og der lukker andre kanaler for at holde materialet fra at gå i en retning , der kan oversvømme eller endda drukne din virksomhed. Instruktioner
1

Tildel parametre for at sikre dine oplysninger ved at beslutte, hvilken organisation medlemmer virkelig har brug for at læse dokumentet og som har behov for at være i stand til at redigere det.
2

Angiv tilladelser gennem dokumentets program egenskaber, såsom at klikke på Microsoft Word hovedmenu knappen og undersøge programmets egenskaber muligheder at vælge detaljer såsom hvem kan dele et dokument , der kan tilføje kommentarer, og hvem der kan sende det.
< br > 3

Klik på en menuen Egenskaber , som du gjorde i trin 2 for at indstille Tracking, som vil fortælle dig , hvis dokumentet blev videregivet , hvornår og til hvem.
4

Enter Properties igen sæt Version Control , som giver dig adgang til knapper , der vil holde styr på disse versioner og til versionerne selv.
5.

Angiv indstillingerne i Egenskaber for at informere dig om kilden til oplysningerne , og selv hvis du gerne vil acceptere det ind i dit system, hvis du arbejder med et dokument fra uden for organisationen .
6

bruge programmets ejendom muligheder for at sætte udløbsdatoer for adgang , såsom snærende en bruger at læse dokumentet inden for en bestemt periode . Ansæt denne mulighed for at give dig oplysninger som om modtageren har været åbnet eller læst noget , og om du har brug for at minde dem om at tage affære.
7

Tilbagekald tilladelse til at åbne et dokument på de betingelser , du angiver i ejendomme i sådanne situationer som opsigelse af en medarbejder, der kunne bruge i dokumentet, mens på jobbet .
8

Indstil dit system til at foretage konsistente redigering ændringer på tværs af systemer , således at alle kopier er påvirket på én gang uanset om de er online eller offline , og eller endog i andre computere.