Document kontrol er af afgørende betydning for en ingeniør indstilling. Dette gælder især for afdelinger, der har brug for at gemme dokumenter, der vedrører de metoder , der er involveret i deres procedurer. Fra den afdeling, der skal have en procedure på plads til nye medarbejdere , til fremstillingsprocessen end- proces er det nødvendigt at have et middel til at styre skabelse, revision , kvalitet og opdateringen af disse dokumenter. Varierede former for Document Control
Process
Afhængig af teknik , der er foretaget , vil mængden og stil af kontrol varierer betydeligt. For eksempel er der for software engineering kan være færre mekaniske tegninger , men måske mere procesdiagrammer . Enten måde, skal der være en struktur for processen.
Nogle grundlæggende forudsætninger skal følges . Først , dokumenter stammede fra et udstedende afdelingen. De anvendes først og fremmest ved den pågældende afdeling , og andre afdelinger kan have nogle input til processen . Men den overordnede kontrol bør træffes af den udstedende afdelingen.
Dernæst skal en række dokumenter, der skabes af et team af forfattere. Dokumenterne skal revideres, og dermed et team af korrekturlæsere skal sættes op , der har myndighed til at gennemgå og få emnet - viden til at foretage rettelser og endeligt godkende hver etape.
Standard Operating Procedures < br >
Procedures
SOP ( standard operationelle procedurer), der findes i alle organisationer at formalisere procedurerne for alle aspekter af det arbejde , der bliver gjort. Det er vigtigt at fange de operationelle procedurer for alle områder af organisationen. Fra procedurer for at tage på nye medarbejdere til reglerne for særlige operationer i en produktionsvirksomhed , er hver procedure vigtigt.
Selvfølgelig bør en afdeling være i stand til hurtigt at identificere en specifik SOP for en særlig procedure. Det skal være let at finde og den skal opbevares sikkert og ude af stand til at blive redigeret , undtagen i et formaliseret dokumentstyring proces. Alle opdateringer skal være tydeligt registreres i den relevante placering og det bør være klart, hvem der foretog ændringen , grunden til det, og datoen og tidspunktet det blev gjort.
The Mechanics of Controlling Dokumenter
Mechanics
et dokument vil blive oprettet ud fra et sæt af noter truffet, mens interviewe en SMV (genstand sxpert ) og sat ind i en let læselig form af en teknisk forfatter. Dokumentet vil så blive sendt til gennemsyn, hvor det vil blive målt mod et sæt af standard retningslinjer for at skabe denne type dokument . I løbet af oprettelsen af et dokument som dette, vil det passere gennem mange forskellige mennesker , der alle input deres unikke synspunkt i processen. Endelig vil dokumentet nå godkendelse og opbevares i et dokumentopbevaringssted hvor alle, der har brug for adgang til , vil det være i stand til at se den.
På ethvert tidspunkt kan en opdatering være nødvendig for at dokumentet. Hvis dette er tilfældet, vil en effektiv dokumentstyring fange eventuelle ændringer , årsagerne hertil ( for eksempel en firmware opdatering) og den person, der gjorde changes.Finally bør alle dokumenter være underlagt kvalitetskontrol , og dette vil være en yderligere trin designet til at holde linjen op , således at standarden af dokumenter aldrig falder under et vist foreskrevne niveau .