Det bedste ved arkivering dokumenter på en computer , kan også være thebiggest udfordring : Du er helt gratis at skabe nogen arkivering systemthat virker for dig . Før alle dine filer ender stablet hvem knowswhere , bringe orden i din harddisk. Tænk på al den tid og energyyou'll spare hver gang du har brug for at finde en fil i fremtiden. Instruktioner
1

Opsæt bredt kategori mapper inden My Documents (i Windows ), eller på din harddisk (i en Mac OS). Læs 185 Opret en Flawless arkiveringssystem til forslag om etiketnavne .
2

Opsæt undermapper inden for hver kategori . For eksempel sortere finansielle dokumenter efter år eller type , og familierelaterede dokumenter ved person.
3

Brug computerens sortering funktion. Put "AAA" (eller et mellemrum ) foran navnene på de mest anvendte mapper og " ZZZ " (eller en kugle ) foran de mindst brugte dem , så den tidligere float til toppen af ​​en alfabetisk liste sidstnævnte gå til bunden . Eller brug 01 , 02, 03 og så videre
4

Angiv standardmappen computeren gemmer filer i. Dette er normalt gøres i menuen Indstillinger - . I Word til Windows XP , for eksempel, trække ned i menuen til Indstillinger, klik på fanen Filplaceringer , skal du vælge Dokumenter , og klik på Rediger.
5

Sortere filer , der passer til dine behov. Sorter efter dato , for eksempel , for at finde den fil, du har arbejdet på de fleste for nylig. ( I Windows XP , trække ned i menuen Vis skal du vælge Arranger ikoner efter , og vælg Modified . Mac-brugere skal klikke på vinduet , de vil sortere , trække ned i menuen Vis for at Som liste , og vælg derefter Efter dato Modified . ) Eller sortere efter art eller type gruppe alle regneark , for eksempel.
6

meningsfulde filnavne for dine dokumenter. En fil navn som Genoptag er mindre nyttigt end Resume_Sales_10_2004 . Husk ikke at bruge skråstreger , koloner asterisker eller tegnsætning andet end en enkelt periode forud endelsen .
7

Hold raffinering dit registreringssystem , så det fungerer bedre og bedre. Omdøbe eller omarrangere mapper og arkivere eller smide inaktive . Undgå at duplikere mapper , især dem , der indeholder fotos eller andre store filer , og du vil fylde dit drev og skabe forvirring
8

Brug Gem som funktion, når du ønsker at holde en uændret version af et dokument . . Du bliver nødt til at angive et nyt filnavn , som du kan basere på den gamle eller ændre helt. Dette trick fra old -school computer nørder er stadig en god en: Tilføj V1 , V2 , V3 og så videre i slutningen af ​​et filnavn til at spore versioner af et dokument , du ændre over tid
9. .

Reserve dit skrivebord for ting, der kræver øjeblikkelig opmærksomhed. Når du er færdig med at arbejde med dem , arkivere dem i den rigtige mappe. Prøv ikke at gemme dokumenter på lang sigt på skrivebordet.