En scanner fungerer på samme måde som en fotokopier , men i stedet for at oprette en fysisk kopi, skaber det en digital repræsentation af et billede eller et dokument. Begge enheder bruger en lyskilde til at scanne originalen og oversætte disse oplysninger til et brugbart format. Den vigtigste forskel er output:den ene producerer en papirkopi, den anden en digital fil.