Med den bekvemmelighed af den moderne PC er arkivskab hurtigt ved at blive en anakronisme . Virksomheder fra hele verden har støt været at skifte til at bruge elektroniske dokumenter for at spare på udgifterne til papir , men også at skære rod. Med den brede tilgængelighed af dokument scannere, elektronisk lagring af dokumenter er nemmere end nogensinde. Ting du skal
Scanner
Computer
Paper shredder
Vis Flere Instruktioner
1

Vælg en god scanner for at reducere papir rod . Du bør kigge efter en scanner, der er kendt for sin hurtighed, fordi ingen ønsker at tilbringe timer scanning deres vigtige papirer. Overveje antallet af dokumenter, du har nu , der skal scannes , samt dokumenter, du vil skanne i fremtiden. Kig efter en scanner, der møder en god blanding af værdi og hastighed.
2

Udpeg dokumenter, der skal scannes. Scanning hvert dokument , du har måske ikke nødvendig i jagten på at reducere papir rod . Vælg relevante dokumenter, som du kan få brug for at henvise til senere. Udtænke en prioriteret rækkefølge og planlægger at scanne prioriterede dokumenter først.
3

Scan dine dokumenter til opbevaring. Åbn scanning overfladen på scanneren og læg dit dokument fladt mod det billede ned. Luk scannerlåget , og tryk på scan -knappen for at aktivere scanneren. Vent til scanningen for at fuldføre , før du åbner dækslet og scanning et andet dokument.
4

Opret et registreringssystem til at holde styr på dine dokumenter. Lige så vigtigt som at reducere papir rod er at undgå computer rod, som ingen ønsker at have til at gennemsøge deres computer for et vigtigt dokument , de har brug for. Klassificere dine dokumenter efter måned og år , samt ved kategorier som finansielle, personlige, skatter , erhvervslivet og så videre. Navngiv dine filer klart og beskrivende for nem lokalisering senere.
5.

Slip af dine papirdokumenter . Afhængigt af følsomheden af de oplysninger om dine dokumenter , bør du anvende forskellige metoder til rådighed til at imødekomme situationen. Overvej makulering finansielle, personlige og andre følsomme dokumenter. Riv i halve eller blot genbruger andre mindre vigtige dokumenter.