Oprettelse af en arbejdsgang i SharePoint
Her er en omfattende guide til oprettelse af arbejdsgange i SharePoint:
1. Vælg din arbejdsgangstype:
* SharePoint Designer Arbejdsgange: Dette er klassiske arbejdsgange oprettet ved hjælp af SharePoint Designer. De er magtfulde og tilbyder en masse fleksibilitet, men kræver viden om SharePoint Designer.
* Power Automate Workflows: Dette er moderne arbejdsgange, der er bygget på Power Automate -platformen. De er skybaserede, tilbyder en brugervenlig grænseflade og integreres med en lang række tjenester.
2. Adgang til oprettelse af arbejdsgang:
* SharePoint Designer: Åbn SharePoint Designer, og vælg fanen "Workflows". Klik på "Opret" for at starte en ny arbejdsgang.
* strømautomatisering:
* fra SharePoint: Naviger til listen eller biblioteket, hvor du vil oprette en arbejdsgang. Gå til fanen "Automat" og klik på "Power Automate".
* fra strømautomatisering: Log ind på strømmen automatiser og vælg "Opret" -> "Automated Cloud Flow".
3. Definer Workflow Trigger og handlinger:
* trigger: Dette er begivenheden, der starter arbejdsgangen. Eksempler inkluderer:
* Oprettelse: Når en ny vare føjes til en liste.
* Varens opdatering: Når en vare ændres.
* Elementgodkendelse: Når en vare har brug for godkendelse.
* timer: Kør arbejdsgangen på en tidsplan.
* Handlinger: Dette er de trin, arbejdsgangen udfører, efter at de er blevet udløst. Eksempler inkluderer:
* Send e -mail: Send meddelelser til brugerne.
* Opdateringsartikel: Ændre varefelter.
* godkend/afvis: Anmod om godkendelse af en vare.
* Start en anden arbejdsgang: Udløs en anden arbejdsgang.
* Brugerdefineret handling: Udfør brugerdefinerede handlinger ved hjælp af kode.
4. Konfigurer Workflow -indstillinger:
* tilladelser: Sæt hvem der kan starte og styre arbejdsgangen.
* Startindstillinger: Definer, hvordan arbejdsgangen skal startes (manuelt, automatisk osv.).
* Workflow -faser: Opdel arbejdsgangen i etaper for bedre organisation.
* godkendelsesproces: Konfigurer godkendelsesprocessen om nødvendigt.
5. Test og implementering af arbejdsgang:
* test: Test grundigt arbejdsgangen for at sikre, at den fungerer som forventet.
* implementering: Publicer arbejdsgangen for at gøre den tilgængelig for brugerne.
Eksempler på workflow -scenarier:
* Dokumentgodkendelsesproces: Rute dokumenter gennem en kæde af approvers, før de er afsluttet.
* Forlad anmodningssystem: Processorlovsanmodninger, meddeler automatisk ledere og opdater medarbejderkalendere.
* Ny medarbejder ombord: Automatiser opgaver som at tildele adgangstilladelser og sende velkomst -e -mails.
* kundeservicebillet system: Spor kundeproblemer, tildel dem til supportagenter og opdateringsstatus.
tip til oprettelse af effektive arbejdsgange:
* Hold arbejdsgange kortfattet og fokuseret på specifikke opgaver.
* Brug klare og beskrivende arbejdsgangsnavne og handlinger.
* Dokumenter arbejdsgangstrinnene og formålet med fremtidig reference.
* Test grundigt inden implementering for at undgå fejl.
Nøgleforskelle mellem designer og magt automatiserer arbejdsgange:
| Funktion | SharePoint Designer | Strøm automatiserer |
| --- | --- | --- |
| Interface | Visual Designer | Webbaseret interface |
| Funktionalitet | Klassiske arbejdsgange med begrænset integration | Moderne arbejdsgange med omfattende integration |
| Vedligeholdelse | Kræver tekniske færdigheder | Lettere at vedligeholde og opdatere |
| Skalerbarhed | Mindre skalerbar | Mere skalerbar og fleksibel |
| Prisfastsættelse | Inkluderet i SharePoint | Kræver en Power Automate -licens |
Valg af det rigtige arbejdsgangsværktøj:
* SharePoint Designer: Vælg, om du har brug for robuste og tilpassede arbejdsgange med dyb SharePoint -integration.
* strømautomatisering: Vælg, om du har brug for moderne, brugervenlige arbejdsgange med integration med forskellige tjenester og et skybaseret miljø.
Ved at forstå oprettelse af arbejdsgang, valg af det rigtige værktøj og efter bedste praksis, kan du oprette effektive arbejdsgange, der automatiserer processer, forbedrer effektiviteten og strømline operationer i SharePoint.
