En automatisk svarmeddelelse, også kendt som en "ude af kontoret" eller "feriesvar", er et forudskrevet e-mail-svar, der automatisk sendes til alle, der sender dig en e-mail, mens du er væk fra kontoret eller ikke er tilgængelig for svare på mails. Formålet med en automatisk svarbesked er at lade afsendere vide, at du i øjeblikket ikke er i stand til at svare på deres e-mails, og at give dem information om, hvornår du forventer at vende tilbage, og hvordan de kan kontakte dig i tilfælde af en presserende sag.

Her er nogle almindelige elementer, der er inkluderet i en automatisk svarmeddelelse :

1. Emne :Emnelinjen skal tydeligt angive, at det er et automatisk svar, såsom "Ikke til stede" eller "Feriesvar".

2. Hilsen :Start e-mailen med en venlig hilsen, såsom "Hej" eller "Tak for din e-mail."

3. Forklaring :Forklar kort, hvorfor du ikke er i stand til at svare på e-mails i øjeblikket, såsom at være ude af kontoret, på ferie eller deltage i en konference.

4. Returdato :Angiv en estimeret dato eller tid, hvor du forventer at vende tilbage til arbejdet eller være tilgængelig til at svare på e-mails.

5. Kontaktoplysninger :Medtag alternative kontaktoplysninger for presserende sager, såsom en midlertidig kontaktperson eller et telefonnummer, hvor de kan nå dig.

6. Tak :Udtryk taknemmelighed til afsenderen for deres forståelse og for at kontakte dig.

7. Signatur :Inkluder dit navn, jobtitel og virksomhedsoplysninger sammen med eventuelle relevante kontaktoplysninger.

Eksempel på en automatisk svarbesked :

Emne :Ude af kontoret

Hej,

Tak, fordi du kontaktede [Dit navn] på [Virksomhedsnavn]. Desværre er jeg i øjeblikket ude af kontoret og kan ikke svare på din e-mail på nuværende tidspunkt. Jeg vender tilbage til kontoret på [Returdato] og vender tilbage til dig så hurtigt som muligt efter min hjemkomst.

I mellemtiden, hvis din sag haster, bedes du kontakte [Alternativt kontaktnavn] på [Kontakt e-mailadresse] eller [Kontakttelefonnummer].

Jeg sætter pris på din forståelse og ser frem til at adressere din e-mail, når jeg vender tilbage.

Venlig hilsen,

[Dit navn]

[Jobtitel]

[Virksomhedsnavn]