Målene for et arkiveringssystem er som følger:
1. Organiseret: Et arkiveringssystem hjælper med at arrangere dokumenter og oplysninger på en organiseret måde, hvilket giver mulighed for nem genfinding, når det er nødvendigt.
2. Nem adgang: Et effektivt arkiveringssystem sikrer hurtig og ubesværet adgang til dokumenter uden at miste værdifuld tid på at søge efter dem.
3. Sikkerhed: Et sikkert arkiveringssystem beskytter fortrolige og følsomme oplysninger mod uautoriseret adgang og bevarer dets privatliv.
4. Effektiv opbevaring: Et velstruktureret arkiveringssystem optimerer lagerplads ved at tildele passende placeringer til hvert dokument, forhindrer rod og maksimerer effektiviteten.
5. Tidsbesparende: Ved at holde dokumenter organiseret og let tilgængelige sparer et arkiveringssystem tid, som ellers ville blive brugt på at søge efter information.
6. Tilgængelighed: Et arkiveringssystem sikrer, at autoriserede personer nemt kan få adgang til dokumenter, når de har brug for dem, hvilket strømliner arbejdsgange.
7. Overholdelse: Et organiseret arkiveringssystem letter overholdelse af lovmæssige og regulatoriske krav, hvilket sikrer korrekt journalføring.
8. Beslutningstagning: Et velholdt arkiveringssystem giver rettidig og nøjagtig information, der hjælper med informeret beslutningstagning.
9. Kommunikation: Et effektivt arkiveringssystem understøtter effektiv kommunikation ved at sikre, at relevante dokumenter er let tilgængelige for alle interessenter.
10. Effektivitet: Et organiseret arkiveringssystem bidrager til den samlede operationelle effektivitet ved at reducere papirarbejdet, forbedre produktiviteten og forbedre teamets ydeevne.
