De tre hovedtrin involveret i at sende og modtage information ved hjælp af en faxmaskine er:

Scanning: Når du sender et dokument, scanner faxmaskinen det originale dokument for at konvertere det til et elektronisk billede. Scanneren læser dokumentet linje for linje og registrerer tilstedeværelsen eller fraværet af blæk eller toner på hvert punkt på siden. Denne information konverteres derefter til en række elektriske signaler, der repræsenterer billedets sorte og hvide pixels.

Modulation: De elektriske signaler, der repræsenterer det scannede billede, moduleres derefter, hvilket betyder, at de konverteres til en form, der er egnet til transmission over en telefonlinje. Dette gøres typisk ved hjælp af frekvensmodulation (FM), hvor frekvensen af ​​bæresignalet varieres i forhold til amplituden af ​​de elektriske signaler. Det resulterende modulerede signal indeholder informationen om billedet i dets frekvensvariationer.

Transmission: Det modulerede signal sendes derefter over en telefonlinje til den modtagende faxmaskine. Den modtagende faxmaskine demodulerer signalet og udtrækker de originale elektriske signaler, der repræsenterer det scannede billede. Disse signaler bruges derefter til at rekonstruere billedet på den modtagende faxmaskines papir.