Microsoft Access gemmer data i et proprietært filformat kaldet en Access-database (.accdb). En Access-database er en samling af tabeller, forespørgsler, formularer, rapporter og andre objekter, der er gemt i en enkelt fil. Hver tabel indeholder data om et bestemt emne, såsom kunder, ordrer eller produkter. Forespørgsler giver dig mulighed for at hente og manipulere data fra en eller flere tabeller. Formularer giver mulighed for at indtaste og redigere data i en tabel. Rapporter giver mulighed for at opsummere og præsentere data fra en eller flere tabeller.

Access-databaser kan også gemme sammenkædede data fra andre datakilder, såsom SQL Server, Oracle eller Excel. Tilknyttede data gemmes i den originale datakilde, men du kan få adgang til dem og manipulere dem i Access, som om de var gemt i en Access-database.

Access-databaser bruges typisk til små og mellemstore virksomheder og organisationer, der skal lagre og administrere data på en struktureret måde. De er også populære til at skabe desktop-applikationer, der skal have adgang til data fra en række forskellige kilder.