Access er bedst til at håndtere strukturerede data, som er data, der er organiseret på en måde, der gør det nemt at søge og sortere. Denne type data omfatter ting som navne, adresser, telefonnumre og datoer. Access kan også håndtere nogle ustrukturerede data, såsom tekst og billeder, men det er ikke så velegnet til denne type data, som andre programmer er.