I Microsoft Excel, Data gyldighed er en funktion, der giver dig mulighed for at kontrollere den type data, der kan indtastes i en celle eller en række celler . Det hjælper dig med at sikre datanøjagtighed, konsistens og forhindrer fejl.

Her er en sammenbrud:

hvordan det fungerer:

* Indstilling af valideringsregler: Du definerer regler, der specificerer, hvilken slags data der er acceptabel. For eksempel kan du indstille en regel for kun at tillade tal eller kun datoer inden for et specifikt interval eller kun tekst, der opfylder visse kriterier.

* Fejladvarsler: Hvis nogen forsøger at indtaste data, der krænker reglen, viser Excel en fejlmeddelelse, hvilket forhindrer, at de ugyldige data indtastes.

* inputmeddelelse: Du kan oprette en valgfri meddelelse, der vises, når en bruger vælger cellen, giver instruktioner eller vejledning om de acceptable data.

Typer af datavalidering:

* Indstilling af tilladte værdier: Du kan begrænse poster til en liste over værdier (f.eks. Ugedage, produktnavne), en række numre eller et specifikt datointerval.

* Validering af datatype: Du kan sikre, at kun specifikke datatyper indtastes, som tal, tekst, datoer eller tidspunkter.

* Brugerdefineret validering: Du kan bruge formler til at oprette mere komplekse valideringsregler, som at kontrollere, om et tal er inden for et specifikt interval, eller om en tekststreng matcher et mønster.

Fordele ved datavalidering:

* Forbedret datakvalitet: Sikrer, at data er nøjagtige, konsistente og følger foruddefinerede standarder.

* Nedsatte fejl: Forhindrer ugyldige data i at blive indtastet, hvilket minimerer fejl og potentielle problemer.

* Forbedret brugeroplevelse: Klare fejlmeddelelser og input beder om at guide brugere og gøre dataindtastningen lettere.

* strømlinet dataanalyse: Pålidelige data fører til en mere nøjagtig og meningsfuld analyse.

Eksempel:

Forestil dig, at du har et regneark til sporing af kundeordrer. Du vil sikre, at ordremængderne altid er positive tal. Du kan indstille datavalidering for kun at tillade tal større end nul. Dette forhindrer brugere i ved et uheld at indtaste nul eller negative værdier.

Sådan bruges datavalidering:

1. Vælg den celle eller interval af celler, du vil anvende validering til.

2. gå til data Fanen.

3. i dataværktøjer Gruppe, klik Datavalidering .

4. i indstillingerne Fanen, vælg dine valideringskriterier:

* Tillad: Vælg den type data, du vil tillade (f.eks. Hele nummer, decimal, liste).

* Data: Angiv de acceptable værdier eller intervaller.

* Ignorer tomt: Hvis du vil tillade blanke celler.

5. I inputmeddelelsen og fejl alarm Faner, tilpas meddelelser til brugere.

6. Klik på OK .

Ved at bruge datavalidering kan du oprette mere pålidelige og nøjagtige regneark, spare tid og kræfter på lang sigt.