Et meget populært filformat, der bruges af dokumentstyringssoftware til at gemme konverterede dokumenter, er PDF/A (PDF/arkivering) .

Her er hvorfor:

* konservering: PDF/A er specifikt designet til langvarig digital konservering. Det indlejrer alle nødvendige skrifttyper, billeder og formateringsoplysninger i selve filen, hvilket sikrer, at dokumentet ser det samme ud, selv når de åbnes år senere på et andet system.

* universalitet: PDF -seere er bredt tilgængelige på tværs af forskellige operativsystemer, hvilket gør PDF/A meget tilgængelig.

* sikkerhed: PDF/A-filer kan være underskrevet digitalt og adgangskodebeskyttet, hvilket sikrer ægthed og begrænser uautoriseret adgang eller ændringer.

* søgbarhed: Dokumenter gemt i PDF/A beholder deres tekstlag, hvilket gør indholdet fuldt søgbart.

Andre populære formater:

Mens PDF/A er foretrukket til langtidsarkivering, kan dokumentstyringssystemer muligvis bruge andre formater afhængigt af specifikke behov:

* pdf: Standard PDF -format er meget almindeligt til generel dokumentdeling og opbevaring.

* tiff: Mærket billedfilformat bruges ofte til scannede dokumenter, der kræver høj billedkvalitet.

* jpeg: Dette format er populært til komprimering af billedtunge dokumenter.

* docx/xlsx: Dette er de oprindelige formater til Microsoft Word og Excel og kan bruges i et dokumentstyringssystem til redigeringsfunktioner.

Det specifikke formatvalg afhænger af dokumentstyringssoftwarens funktioner og den tilsigtede anvendelse af det konverterede dokument.