Et eksternt dokument er ethvert dokument, der oprettes eller bruges uden for en organisation eller persons interne systemer og processer.

Her er en sammenbrud:

Nøgleegenskaber:

* oprettet uden for organisationen: Dette betyder, at dokumentet stammer fra en ekstern kilde, såsom en kunde, leverandør, regeringsagentur eller konkurrent.

* Brugt til kommunikation med eksterne parter: Disse dokumenter bruges til at interagere med enkeltpersoner eller organisationer uden for selve organisationen.

* Eksempler:

* Kontrakter: Aftaler mellem to eller flere parter.

* fakturaer: Regninger for leverede varer eller tjenester.

* kreditbrev: Finansielle instrumenter, der bruges i international handel.

* Pressemeddelelser: Officielle meddelelser til medierne.

* markedsføringsmateriale: Brochurer, flyers, webstedsindhold.

* Kunde feedbackformularer: Undersøgelser eller spørgeskemaer, der bruges til at indsamle meninger.

* Finansielle rapporter: Dokumenter, der afslører en organisations økonomiske resultater.

* juridiske dokumenter: Kontrakter, licenser, patenter osv.

Betydningen af ​​eksterne dokumenter:

* forretningstransaktioner: Eksterne dokumenter er vigtige for at drive forretning, især inden for områder som salg, indkøb og juridiske spørgsmål.

* Kommunikation og samarbejde: De hjælper organisationer med at kommunikere med eksterne interessenter og opbygge relationer.

* overholdelse og juridiske krav: Nogle eksterne dokumenter er påbudt ved lov eller forskrifter, hvilket sikrer gennemsigtighed og ansvarlighed.

at skelne eksterne dokumenter fra interne dokumenter:

* interne dokumenter: Dokumenter, der udelukkende bruges i en organisation, såsom memoer, e -mails, interne rapporter og projektplaner.

I det væsentlige fungerer eksterne dokumenter som broer mellem en organisation og omverdenen, hvilket letter kommunikation, transaktioner og forskellige forretningsaktiviteter.