Et kladdebilag er et regnskabsbilag, der bruges til at registrere transaktioner, der normalt ikke behandles gennem det almindelige regnskabssystem. Disse transaktioner kan omfatte engangs- eller ikke-tilbagevendende begivenheder, såsom køb af et langsigtet aktiv eller modtagelse af en donation.

Kladdebilag bruges til at sikre, at alle transaktioner er korrekt registreret i regnskabssystemet og til at give mulighed for at spore og revidere disse transaktioner. De udarbejdes typisk af regnskabsafdelingen og godkendes af en udpeget myndighed, inden de lægges ind i regnskabssystemet.

Her er nogle af nøgleelementerne i en journal-voucher:

1. Dato:Datoen for transaktionen.

2. Referencenummer:Et unikt nummer, der tildeles journalbilaget til identifikationsformål.

3. Beskrivelse:En kort beskrivelse af transaktionen, der registreres.

4. Debetbeløb:Beløbet for transaktionen, der debiteres en konto.

5. Kreditbeløb:Beløbet for transaktionen, der krediteres en konto.

6. Understøttende dokumentation:Kopier af enhver understøttende dokumentation, såsom fakturaer, kvitteringer eller kontrakter, der understøtter transaktionen.

7. Godkendelse:Underskrift af den autoriserede person, der har godkendt journalbilaget.

Når et kladdebilag er udarbejdet og godkendt, føres det ind i regnskabssystemet, hvor det opdaterer kontosaldi og genererer de nødvendige kladdeposteringer. Kladdebilag giver en vigtig kontrolmekanisme til at sikre nøjagtigheden og fuldstændigheden af ​​regnskaberne.