Record management og information management er to tæt beslægtede begreber, men de har nogle vigtige forskelle.
Record management er processen med at styre oprettelse, opbevaring, hentning og ødelæggelse af poster. Optegnelser er ethvert dokument eller andet materiale, der indeholder oplysninger om en organisations aktiviteter. De kan være i ethvert format, herunder papir, elektronisk eller audiovisuelt.
Informationshåndtering er processen med at styre oprettelse, opbevaring, hentning og brug af information. Information er enhver data, der er meningsfuld for en organisation. Det kan være i ethvert format, herunder tekst, tal, billeder eller videoer.
Den største forskel mellem journalstyring og informationsstyring er, at journalstyring fokuserer på styring af registre, mens informationsstyring fokuserer på styring af al information, uanset dens format eller oprindelse.
Record management er også mere optaget af de juridiske og regulatoriske krav, der styrer forvaltningen af poster. For eksempel er mange organisationer forpligtet til at opbevare visse optegnelser i en bestemt periode. Record management-systemer hjælper organisationer med at overholde disse krav.
Informationsstyring er på den anden side mere optaget af effektiv og effektiv brug af information. Informationsstyringssystemer hjælper organisationer med at finde og bruge den information, de har brug for til at træffe informerede beslutninger.
Her er en tabel, der opsummerer de vigtigste forskelle mellem poststyring og informationsstyring:
| Funktion | Record Management | Informationsstyring |
|---|---|---|
| Fokus | Håndtering af poster | Håndtering af al information |
| Lovkrav | Mere optaget af juridiske og regulatoriske krav | Mindre bekymret over lovmæssige og regulatoriske krav |
| Brug af information | Mindre fokuseret på brugen af information | Mere fokuseret på effektiv brug af information |
Afslutningsvis er journalstyring og informationsstyring to vigtige funktioner for enhver organisation. Record management hjælper organisationer med at overholde juridiske og regulatoriske krav, mens informationsstyring hjælper organisationer med at bruge deres information effektivt og effektivt.
