De fem væsentlige funktioner i en tekstbehandler er:

1. Tekstredigering: Tekstbehandlere giver brugerne mulighed for at indtaste, redigere, formatere og foretage ændringer i tekstdokumenter. Dette inkluderer grundlæggende funktioner som at klippe, kopiere, indsætte, slette, indsætte, fortryde og gentage tekst. Avancerede funktioner kan involvere grammatik og stavekontrol, synonymordbog, autokorrektur og tekstforudsigelse for at hjælpe med at forfine indholdet.

2. Tekstformatering: Tekstbehandlingsprogrammer giver muligheder for at formatere tekst på forskellige måder. Dette inkluderer ændring af skrifttyper, skriftstørrelser, skriftfarver, tekstjustering (venstre, højre, centreret, justeret), skrifttyper (fed, kursiv, understregning, gennemstregning) og tegnafstand. Brugere kan også anvende forskellige teksteffekter, såsom højlys, skygger og konturer.

3. Sidelayout: Tekstbehandlere tilbyder kontroller til at styre layoutet på siden. Brugere kan indstille sidemargener, sideretning (stående eller liggende), papirstørrelse, linjeafstand, indrykning og sidehoveder og sidefødder. De kan også indsætte sideskift og sektionsskift for at opdele dokumentet i logiske dele.

4. Grafik og medieintegration: Tekstbehandlingsprogrammer tillader normalt brugere at indsætte billeder, tegninger, diagrammer, grafer, tabeller og andre multimedieobjekter i deres dokumenter. Disse objekter kan ændres størrelse, placeres og formateres for at forbedre den visuelle appel og formidle budskabet effektivt.

5. Samarbejde og deling: Moderne tekstbehandlingsprogrammer har ofte indbyggede samarbejdsfunktioner. Dette gør det muligt for flere brugere at arbejde på det samme dokument samtidigt, enten lokalt eller eksternt gennem cloud-baserede tjenester. Realtidsredigering, kommentarer og versionskontrol understøtter problemfrit teamwork og dokumentdeling.