Det er let at spilde noget af din kostbare tid konstant kontrol e-mails. Sende e-mails kan også tage mere af din tid end nødvendigt. Der er nogle organisation og tidsstyring tips og genveje , som du kan gøre for at spare din tid , når du arbejder med e-mail. Hvad du har brug
Computer
Internet Service Provider
mail-programmet på computeren eller Internet
Vis Flere Instruktioner
1

Husk, at du ikke behøver at læse hver e-mail , så snart den kommer i. for de fleste mennesker kontrol business e-mail kan gøres tre gange i løbet af dagen : når kommer i starten af ​​skift, før eller efter frokost , og inden han forlader arbejdet for dagen. Den gamle tidsstyring regel for besvarelse af forespørgsler var inden 24 timer, men med de teknologiske fremskridt i dag , ved slutningen af ​​arbejdsdag eller hvert skift er en bedre praksis.
2

Du bør ikke lade din indbakke få for hel eller rydde det ud kan tage dig for meget tid i fremtiden. Hvordan holder du indbakken klar ? Hvis e-mailen kræver et svar , ikke holde folk venter for længe på et svar. Hvis det ikke kræver et svar beslutte, om du har brug for at holde e-mail eller trash med det samme. Rens din indbakke regelmæssigt ved slutningen af hver dag. Hvis du ikke har en automatisk tidsramme set-up for at tømme din papirkurv , kan du ønsker at tømme den ud i slutningen af hver dag så godt.
3 p Hvis du finder dig selv masse- mailing e-mails til en bestemt gruppe eller et team af folk ofte , og derefter sætte deres e-mail adresser sammen i en gruppe-id for at gøre udfylde feltet "Til" for udgående meddelelser hurtigere og nemmere.
4

Lav mapper til arkivering af e-mails du ønsker at holde for fremtidig reference. Under mapper oprettet for hvert projekt eller gruppe , du er involveret med gør det nemt hurtigt at hente vigtige meddelelser , og videresender dem om nødvendigt. Det er også nemt og hurtigt at fjerne alle de e-mails , når projektet er afsluttet, eller det hold opløses ved blot at slette mappen. Nogle e-mail- værktøjer endda tillade dig at have e-mails fra bestemte folk gå direkte til den mappe, så du kan bare tjekke for emner i denne mappe i tider du angiver at arbejde på et bestemt projekt.
5.

Ikke alene kan du oprette mapper , men de fleste e-mail- værktøjer giver dig mulighed for at filtrere din e-mail i en bestemt mapper baseret på emnet eller afsenderen. For eksempel hvis du opdager, at du får masser af e-mails med ordene " pille" eller " apotek " i titlen , og du ikke har noget at gøre med postordre medicin , kan du filtrere de e-mails direkte til en angiven mappe ligesom papirkurven eller spam . Hvis din e-mail- værktøj automatisk filtrerer emails ind i en spam eller junk mappe , lære ikke være bange for at smide de e-mails i papirkurven /recycle bin ved foregribe mappen uden at kontrollere dens indhold først.
6 p Hvis du besvarer ikke en e-mail den dag det bliver læst , fordi den kræver intens tanke, at du i øjeblikket ikke har tid til at give , skal du bruge påmindelse eller skrabekæder funktion på e-mails med deadlines , så du ikke glemmer at svare. Hvis e-mailen ikke angiver en forfaldsdato , beder om det , eller være aktivt høflig og lad afsenderen vide, hvornår de kan forvente en velovervejet svar. Hvis du ikke har påmindelsen funktionen i din email værktøj , sætte det på din to do liste eller kalender med et notat af forfaldsdatoen , datoen for den oprindelige e-mail- anmodning og afsenderens navn.
7 < p > Endelig huske på, at bruge en korrekt email etikette kan tage lidt mere tid til dig på forhånd , når du skriver e-mails, men det kan spare tid og forvirring senere. Så når du sender business e-mails , skal du følge professionelle e-mail etikette regler .