Computer netværk gør det nemt at gemme og dele data. En central beliggenhed tilgængelige for folk i forskellige kontorer , eller endda forskellige bygninger , sparer tid og penge ved at forbedre kommunikation og samarbejde . Men kan data opbygge indtil filer begravet flere lag dybt i systemet og blive vanskeligt at finde . Ved at oprette retningslinjer for dit netværk filstruktur , kan du hjælpe med at holde data let at finde. Tegn en Network File Structure Diagram

Tag dig tid til at tænke tingene igennem. Tænk på dit netværk storage som en arkivskab , og beslutte, hvor mange " skuffer " du ønsker at have . Tegn et diagram eller pyramide liste over de personer og afdelinger , der har brug for at have top-niveau mapper i strukturen , og derefter bryde ud af ting yderligere under hvert niveau. Hold øverste niveau mapper til et minimum for at undgå forvirring. Brug store afdelinger , jobbeskrivelser eller regnskaber kategorier som model. Hvis du planlægger at have separate tilknyttede netværksdrev for mappeadgang , overveje at bruge så få som muligt. Kort ét drev til et centralt delt lagerplads og et drev til en persons personlige eller fortrolige opbevaring. Prøv at standardisere mappenavne og strukturer til at gøre vedligeholdelsen lettere, især hvis du har et højere antal top-niveau mapper.
Overvej File System Security

Eliminer sikkerhedsspørgsmål ved at skabe tilladelsesgrupper for højere niveau mappeadgang stedet for at give brugerne adgang til hvert mappe på øverste niveau , en ad gangen . Ved at tildele sikkerhedsgrupper og derefter føje brugere til de grupper , kan du opretholde færre lister og skære administrationen ned betydeligt. Angive tilladelser , der forhindrer brugere i at oprette eller slette det øverste niveau mapper. Hold sikkerhedsgrupper til et minimum samt, ved hjælp af din filstruktur diagram som en retningslinje . Opsæt en delt mappe for generel adgang til at gøre det nemt for afdelinger til at flytte data mellem tilladelsesgrupper , men tildele hver afdeling eksklusiv adgang til sin egen mappe .
Overvej individuelle behov

Opsæt mapper under det øverste niveau i filstrukturen baseret på at afdelingens eller brugerens behov. Diskuter deres ansvar med dem og oprette en mappe struktur, der giver mening for alle involverede . Hvis du har brugere med højere lagerplads behov, kan du ønsker at sætte kvoter på top-niveau mapper for at forhindre dem i at bruge plads og påvirker andre. Uddanne brugerne om rum grænser og datalagring til at hjælpe dem med at opretholde en pæn og organiseret mappe system.