Metadata er data om data , og giver underliggende data vedrørende elektroniske dokumenter, filstrukturer og korrespondance . Metadata kan afsløre dine revisioner og anmærkninger i et dokument , sammen med det nøjagtige tidspunkt , da du oprettede eller redigeret dokumentet. Disse oplysninger er særligt følsomme. At vide, hvordan dine applikationer behandler metadata og hvordan man kan fjerne det er nøglen til at beskytte fortrolige oplysninger . Anvendelse af metadata
Metadata kan være nyttigt at et juridisk team samarbejder om et dokument , tillader medlemmer at indsætte noter og anmærkninger . Team medlemmer kan også bruge et program er " Registrer ændringer "-funktionen til at undersøge successive udkast , før komponere den endelige version. Metadata kan være genstand for opdagelsen , hvis en part bestrider datoen for et dokuments oprettelse. Dokumentets metadata giver domstolen mulighed for at afgøre præcist, hvornår et dokument blev oprettet, og da dens skabere gjorde revisioner til det.
Fotos Potentielle farer
Et dokument prismodtager ofte kan højreklikke klik på ikonet for at opdrage sine Egenskaber udvælgelse, og se datoerne dokumentet blev oprettet , redigeret eller sendes . I " Metadata : The Ghosts Haunting e-dokumenter " fra oktober 2008 spørgsmålet om " The Florida Bar Journal , " forfattere David Hricik og Chase Edward Scott indikerede, at Microsoft Word "Track Changes" funktion giver en modtager for at se en dokumentets tidligere udkast , potentielt afslører et juridisk team strategi og bottom- line position på, hvad de er villige til at acceptere forhandlinger. Andet dokument oprettelsen software omfatter typisk lignende tracking og anmeldelse funktioner.
Juridiske udtalelser om Metadata Etik
Etiske standarder for metadata minedrift varierer meget mellem stater. The New York State Bar udsendt de første juridiske udtalelser i Amerika vedrørende metadata , idet den i Udtalelser 749 og 782 , der er udstedt i 2001 og 2004 henholdsvis , at mens en klients advokat var ansvarlig for expunging data fra elektroniske dokumenter og kommunikation , var det uetisk for modtagerne til at forsøge at uddrage metadata , som de kunne bruge mod deres modstandere. Den Alabama Bar udsendte en udtalelse fra 2007 spejling New York Bar standard , selv om andre stater, såsom Maryland , tillade advokater til at bruge indlejret metadata. The American Bar Association er " formelle udtalelse 06-442 " august 2006 placerer ansvaret for expunging metadata på et dokument skabere , finde nogen etisk grund til advokater til at give afkald på metadata minedrift.
Juridiske implikationer < br >
p Det er en advokat ansvar at fjerne metadata fra dokumenter , før transmission, og undlader at gøre dette kan resultere i etik eller fejlbehandling afgifter , afhængig af hvordan beskadige oplysningerne var til hendes klients sag . I nogle stater, såsom New York og Florida , ved et uheld ser metadata modpartens advokater sender i et dokument og bruge det under sagen kan resultere i etik afgifter.
Best Practices
< p > Hvis du stole på personale til at komponere endelige udkast , gøre dem bevidste om metadata -embedding funktioner inden for de programmer, de bruger , samt give dem redskaber til at fjerne det. Lær hvordan hver enkelt program, du bruger på kontoret håndterer metadata sammen med sine indstillinger for visning og fjerne metadata. Applikationsleverandører giver typisk metadata fjernelse funktioner for deres applikationer, som gør brug af det , og du kan også købe tredjeparts-applikationer kaldet " scrubbere " , som tilbyder avancerede metadata fjernelse kapaciteter.
< br >