Komprimering en QuickBooks fil vil øge hastigheden af programmet. Komprimering vil fjerne den plads optages af slettede transaktioner og vil reducere den plads optages af unødvendige oplysninger om transaktioner , der allerede er gennemført . I QuickBooks versioner tidligere 2005 blev denne proces kaldt " kondenseres & Arkiv ," i senere versioner blev det ændret til " Clean Up firmadata . " Der er en ordentlig procedure til at fuldføre denne proces, hvis de ikke følges kan føre til korrumperende QuickBooks -fil. Instruktioner
1

Opret en sikkerhedskopi af virksomhedens filen , før du begynder denne proces. Det gør du ved at klikke på "File "-knappen i øverste menulinje. Vælg " Gem /Backup File ", og du vil blive bedt om at vælge det sted, hvor du vil have den gemte backup.
2

gemme sikkerhedskopien på et sikkert sted. Vælg enten en ekstern harddisk , et flashdrev eller en cd. Dette vil forhindre en ødelagt fil i at blive gemt til de vigtigste harddisk. På samme tid, du bliver bedt om at angive den placering , der skal gemmes til vil du også have mulighed for at omdøbe filen .
3

Omdøb filen for at indikere , at backup er forud til en komprimering . Hold dette på et sikkert sted , bør den komprimerede fil bliver ødelagt eller skal du nødt til at undersøge de nærmere oplysninger om transaktioner , der vil blive slettet under kompressionen .
4

Begynd kompressionen . For at gøre dette klik på "File "-knappen placeret på den øverste menulinje. Find " Utilities " knappen og klik på det. Dette vil bringe en menu i højre side , hvor du vil se " Clean Up firmadata . " Klik på denne mulighed , og lad guiden guider dig gennem processen.
5.

vælge hvilken metode at bruge til " Clean Up firmadata . " Der vil være to muligheder præsenteret på det første vindue til at poppe op . Den første er at fjerne gennemførte transaktioner fra en bestemt dato. Dette er den valgte løsning at "lukke ud " om året. Den anden er at fjerne alle gennemførte transaktioner , uanset hvornår . Da detaljerne i disse transaktioner, som ikke er nødvendige til den dag -til-dag drift af QuickBooks , er disse transaktioner " komprimeret " ind blot totaler.
6

Vælg yderligere kriterier for at fjerne transaktioner. Det næste vindue vil give dig mulighed for at medtage andre transaktioner til at komprimere . Disse muligheder omfatter afstemte bank og kreditkort transaktioner , transaktioner mærket " at blive udskrevet, " fakturaer og skøn mærket " at blive sendt, " og til sidst transaktioner indeholder faktureret eller unreimbursed omkostninger. Vælg dem, der gælder for din virksomhed og klik på " Næste".
7

Komprimer ubrugte listepunkter. Dette eliminerer de poster, for hvilke der ikke transaktioner , herunder fakturaer eller skøn . Disse ubrugte listeelementer omfatter konti , kunder , leverandører , andre navne , faktura elementer og de ​​gennemførte "to do" Notes . Når færdig med at vælge disse klik "Næste". Dette er det sidste vindue , før de når " Begynd Oprydning " knappen.
8

Klik på " Begynd Cleanup ". Denne proces kan tage minutter eller timer at fuldføre, og du vil være i stand til at arbejde i QuickBooks , indtil jobbet er gjort. Et par ting at huske : Først, hvis din QuickBooks selskab filen er på et netværk , begynder denne proces på de vigtigste computer eller server, efter at slukke alle de andre computere i netværket . Du kan ikke fuldføre denne fra en sekundær computer på et netværk . For det andet , det er et job, der ideelt set bør kun ske en gang om året , for årsafslutningen . For det tredje bør det blive nødvendigt at finde oplysninger om transaktioner fra det foregående år husker du , at backup .