En af de mest vigtige ting at huske , når du bruger QuickBooks til at organisere og vedligeholde virksomhed finanser er, at software ikke alene kan gøre jobbet. Hvordan du bruger softwaren er hvad der virkelig afgør, hvor præcis business regnskaber vil være. Tage sig tid i starten til at gøre dig bekendt med den software ved at arbejde gennem en QuickBooks learning guide vil ikke kun hjælpe dig i gang i den rigtige retning , men også lægge et fundament for at forstå nogle af QuickBooks mere avancerede funktioner . Accounting Basics

Et godt første skridt indebærer en gennemgang af grundlæggende regnskabsprincipper vilkår og processer. Rygraden i dit regnskabssystem er hovedbog, eller QuickBooks vilkår , kontoplanen . Inden Kontoplan . Transaktioner som deponering af midler til din checkkonto , link til de enkelte aktiver, forpligtelser, indtægter , udgifter eller indtægter kategorier, når du sender eller indtaste dem QuickBooks følger fastlagte regler for dobbelt bogholderi , så hver post du laver involverer debet og kredit . Debiteringer øge aktiver og fald passiver , mens kreditsiden øger passiver og fald aktiver . Hver post du laver er et partnerskab med QuickBooks . Hvis du debitere din checkkonto (indtast et depositum) , tager QuickBooks pleje af kreditere passende modsatte konto, f.eks opdatere balance i en kundes kredit konto.

QuickBooks starter du med en grundlæggende Kontoplan og Deres første opgave er at tilpasse de generelle finanskonti at afspejle, hvordan du driver forretning. Adgang til Kontoplan fra " Lister " fane på QuickBooks hovedmenuen. Tilføj , slet eller skjul konti, du kan få brug for i fremtiden, men er ikke nødvendige på dette punkt. Som standard bruger QuickBooks kun navne til at identificere konti. Hvis din virksomhed bruger også kontonumre , slå denne funktion via Company Preferences . Fra " Edit " fanen på hovedmenuen , vælg " Indstillinger " og derefter vælge " Accounting " fra listen på venstre side af vinduet . I " Selskabet Preferences " fanen , skal du placere en check i " Brug kontonumre " feltet og klik på " OK".
Kunder

Kundecenter (hovedmenu element) er, hvor du vedligeholde oplysninger om kunder og arbejdspladser. Kundens individuelle optegnelser kan holde så mange detaljer som du holder af at give , herunder kontakt og leveringsoplysninger , kredit -og betalingsoplysninger . QuickBooks giver en sikker metode til indtastning kreditkortoplysninger , der krypterer kontonumre og giver dig mulighed for at afgøre, hvem der har adgang til dette område ved at oprette tilladelser . Tænd for denne funktion med det samme , hvis din virksomhed optegnelser kundernes kreditkortnumre. Vælg "Selskabet" i hovedmenuen , og derefter vælge "Customer Credit Card Protection. " Se en Security Log rapport, der kan gøre dig opmærksom på nogen forsøger at få adgang til fortrolige kundeoplysninger ved at vælge "Rapporter" i hovedmenuen og derefter på " Bogholder & ; Skatter " . og derefter Customer Credit Card Audit Trail "
Vendors

Vendor center ( hoved menupunkt) virker meget som Kunden center. Give detaljerede oplysninger om leverandører kan være en stor hjælp på skat tid og gøre skrive checks mindre tidskrævende. Tilpasningsmuligheder gør det muligt at filtrere på de enkelte kreditorer og vise elementer såsom balance , betalingsmetode og betalingsbetingelser. En "Account Prefill " fanen kan du vælge op til tre udstationering konti , der vises i transaktionen vinduet og hjælper dig med at undgå at lægge fejl.
Rapporter

Reports center ( hovedmenupunkt ) indeholder mange indbyggede rapporter, der dækker de fleste ethvert aspekt af din virksomhed. Disse omfatter Standard Regnskaber såsom kontooversigt og balance rapport Profit & Loss rapporter Cash Flow rapporter aktivitetsrapporter , såsom salg og leverandører , og Inventory, Medarbejder og Banking rapporter. Hver indbygget Rapporten indeholder muligheder for tilpasning , så du kan skræddersy information til at matche forretningsmæssige krav. QuickBooks kan også gemme eller " huske ", tilpassede rapporter til visning senere.
Overvejelser

blive fortrolig med QuickBooks software kan være overvældende, hvis du prøver at lære alt på en gang . Tag dig tid til at gøre dig bekendt med det grundlæggende, og få hjælp, hvis du har brug for. En god ressource til at bruge, er en ekstern revisor. De fleste revisionsfirmaer er bekendt med QuickBooks og kan hjælpe dig med at oprette din software og besvare eventuelle spørgsmål, du måtte have. Overvej denne ressource , selvom du ikke normalt bruger et revisionsfirma , som den mere grundige du er i starten , jo bedre software udfører sit arbejde , og mere præcis dine oplysninger vil blive.