Microsofts e-mail program , Outlook , har en række andre produktivitet management funktioner brugere drage fordel af. Outlook gemmer alle data Outlook behandler i Personal Storage tabel (PST) filer. Disse filer kan skabe problemer med redundans og dataintegritet. Disse problemer bliver forstørret på niveauet af virksomhedens systemer, der kører hele virksomheder. Opbevaring

fordi Outlook PST-filer gemme alle de data, som et computerbrugere adgang til eller administrerer via Outlook , kan disse filer begynde lagring dubletter eller endnu flere eksemplarer af samme dokument i sig selv. I tilfælde af backup, vil oppustet fil så tage op dobbelt så meget hukommelse som før . I en virksomhed indstilling, vil dette tilføje op, hvis mange medarbejdere bruge Outlook til at håndtere mange af deres dokumenter.
Local Disk Storage

Outlook PST -filer er gemt lokalt på en computer selv og ikke på virksomhedens server. Dette kan skabe problemer for it-afdelingen . Mens de har fuld adgang til filer på virksomhedens servere , adgang til filer på en individuel computer er mere tidskrævende . Dette forstyrrer IT-afdelingen evne til at styre virksomhedens filer på en effektiv måde . Undersøgelse af indholdet af en brugers lokale drev betyder logger ind på maskinen eksternt at gennemse filerne. For store virksomheder med mange ansatte , kan dette være håbløst tidskrævende.
Document Discovery

Manglen på IT adgang til virksomhedens filer kan blive særligt problematisk i tilfælde, hvor virksomheden bliver involveret i retssager . Den anden part har ret til at anmode om visse dokumenter gennem opdagelse, og med alle de filer på en central server it-afdelingen hurtigt kan finde og hente disse dokumenter. Men vil disse juridiske mandater dækker også virksomhedens relaterede dokumenter i PST-fil på enkelte brugers computere. For at undgå alvorlige juridiske problemer , administratorer nødt til at gøre medarbejderne tager tid væk fra arbejde for at søge gennem deres egne filer .
Data Korruption

Ifølge sikkerhedsfirma Symantec , PST-filer er meget sårbare over for data korruption , når de nærmer deres maksimale størrelse på to gigabyte . Tabet af to gigabyte data, der ikke bakkes op på en virksomhed server kunne udgøre et alvorligt tilbage for medarbejderen , og hvis en særlig vigtig dokument er tabt , virksomheden. Dette kan også oversætte til mange timers spildtid for IT-afdelingen forsøger at reparere beskadigede PST-filer.