Håndtering dokumenter kan være udfordrende . Dette skyldes, at dokumenterne kan få tabt eller stjålet. En anden udfordring kan en organisation står over for , er, når det ikke er sikker på, om medarbejderne bruger den nyeste version af et dokument. For eksempel kan en medarbejder har brug for at installere software til en kunde. Selv om organisationen kan have et eksisterende dokument , der indeholder instruktioner , administrationsprogrammet er ikke sikker på om det er den mest up -to- date version . Hvis instruktionerne ikke virker , kan virksomheden miste kundens forretning . Ved hjælp af et dokument management system værktøj vil eliminere dette problem, fordi det ikke kun strømliner alle de dokumenter, det har dokument version kontrol kapaciteter . Dokument Locator

Document Locator er en virksomhed program, der giver virksomhederne mulighed for at indsamle, administrere, samarbejde og beskytte oplysningerne. Dette dokument management system er designet til at arbejde med små, mellemstore og store virksomheder. Dokument Locator centraliserer alle organisationens dokumenter, herunder opfange e-mails , tekniske tegninger og billeder. Dette program har en Version Control funktion, som tildeler den nyeste version nummer. Desuden holder denne funktion styr på alle de ændringer, der finder sted . Dette er især vigtigt for revision. Dokument Locator integrerer med Microsoft Office-programmer , AutoCAD og anden software.
Alfresco Document Management

Alfresco Document Manager også optegnelser , samarbejder og gemmer oplysninger. En af de funktioner, denne ansøgning har, er check-in/out funktion. Det betyder, at kun én person kan redigere dokumentet ad gangen. Ansøgningen er også udstyret Version Control , der holder styr på dokumenter, som medarbejderne har ændret. Alfresco Document Management integreres med Microsoft Office og andre enterprise -portaler. Som et resultat, kan medarbejderne få adgang til indhold filer i Office .
Document Control

Intelex Document Control centraliserer alle organisationens dokumenter og optegnelser via en web -baseret portal. Som et resultat, kan hver forretningsforbindelse og medarbejderen adgang til dette dokument management system. Document Kontrol har en Document Tracking funktion. Det holder styr på, hvem der skrev eller ændret dokumentet , den dato, det er sket, og hvor det fandt sted. Organisationen kan drage fordel af programmets sikkerhedsfunktion. Dette gør det muligt for lederen at oprette sikkerhedsorganer rettigheder , hvor grupper , enkeltpersoner eller afdelinger kan få adgang til kun de dokumenter, der vedrører dem. Document Kontrol overholder dokumentstyring standarder, såsom International Organization for Standardization (ISO) 15489 , ISO 9001:2000 , ISO 14001 og OSHAS 18001 . Document Kontrol understøtter applikationer såsom Visio , MS Office , AutoCAD og Adobe Acrobat.