Document management systemer er elektroniske systemer , der er designet til at håndtere, lagre , distribuere og arkivere dokumenter. Disse systemer er almindelige i virksomheder og uddannelsessystemer og fungere som en digital arkivskabe . Document management systemer er også kendt som " content management systemer ", som de kan gemme lyd , video og andre medietyper i tillæg til dokumenter. Fysiske rum

Dokument-systemer ofte gemme informationer på servere eller andre magtfulde edb-systemer. Disse elektroniske opbevaringsrum ofte fylder mindre end deres fysiske modstykke.
Digital Arkivering

Dokument-systemer giver mulighed for opbevaring af dokumenter selv og også for tidligere versioner . Dette kan hjælpe med at spore revisioner gennem tid og giver en ekstra fordel af at være i stand til at vende tilbage til ældre dokumenter. Men hvis denne information ikke er organiseret og opbevaret korrekt , kan der være for mange dokumenter og versioner til rådighed , hvorved en information overload problem for brugerne.
Centraliseret sted
< br >

Document management systemer er et centralt opbevaringssted , hvor mange brugere kan få adgang til de mest aktuelle og opdaterede dokument fra ét centralt sted . Denne let adgang til dokumenter understøtter samarbejdet mellem mange brugere. Den centraliserede placering af dokumenter fremmer også nem distribution af dokumenter til brugerne. Dog kan elektronisk lagring af digitale dokumenter i en enkelt placering udgøre en ekstra sikkerhedsrisiko , medmindre ekstra sikkerhed føjes til at beskytte det elektroniske system .
Ekstra Utilities Værktøj

Elektronisk lagring og styring af dokumenter inden for et elektronisk dokument management system giver mulighed for nytte værktøjer til at give yderligere funktioner, som ikke var til rådighed i deres fysiske modstykke. Søgning gennem elektroniske dokumenter er nemmere end at søge hvert dokument i hånden. Men mange af disse værktøjer kan være unødvendige og kan have en højere pris end værdi for virksomheder .