? Virksomheder i den moderne æra genererer masser af dokumenter , indhold og andre papirbaserede oplysninger , der skal klassificeres , syntetiseret og forvaltes. Document management systemer, som omfatter værktøjer, teknologier og applikationer bruges til at fange , gemme, håndtere , bevare og levere indhold til brugernes segmenter og den udvidede arbejdsstyrke i en organisation . De elektroniske dokumenter oprettet og genererede kan anvendes til forskellige formål . Der er mange fordele ved at investere i et dokument management system. Fjerner Arkivering Problemer

Hentning og adgang vigtige forretningsmæssige data , kunde optegnelser , finansielle og regnskabsmæssige oplysninger er afgørende for at køre dag-til- dag forretninger for enhver organisation. Sådanne filer, indhold og oplysninger i dokument -format bør være tilgængelige på efterspørgslen. Et veldrevet dokument system fjerner pladskrævende arkivering problemer og besværlige processer vedrørende manuelle registre eller ikke- elektroniske metoder til lagring af papir og dokumenter . Et dokument management system sikrer elektroniske dokumenter og filer er placeret i mapper , som kan hentes og tilgås hurtigt som nødvendigt.
Hurtigere hentning og Søg

Et dokument management system systematisk butikker og arkiver scannede dokumenter , billeder og andre filer. Kategoriseringer og andre former for klassificering sætte dokumenter, der skal opbevares i flere måder i en DMS . Disse filer kan hentes med fuld tekst query søgemuligheder. Brug ord eller kombination af ord , kan brugerne søge og finde dokumenter når som helst og udføre større ændringer som pr arbejdskrav . Mindre tid bliver brugt af personale i at søge efter dokumenter eller forsøger at finde aktuelle versioner.

Seamless Informationsdeling

Medarbejdere og arbejdstagere har brug for regelmæssigt udveksle oplysninger, mens udføre forskellige opgaver og funktioner. Med en DMS på plads , elektroniske filer , scannede papirdokumenter og billeder pdf-filer er let tilgængelige på tværs af virksomhedens intranet , internet og store netværk , og der er en forbedret informationsstrøm på tværs af alle organisationens hierarkier . Filer kan udskrives fra enhver computer eller printer , og kan også blive distribueret via dvd'er eller cd'er . Medarbejdere kan dele oplysninger og samarbejde om konkrete projekter og opgaver. Flere korrekturlæsere , godkendere og beslutningstagere kan få adgang til filer og gennemgå dokumenter hurtigere.
Reduceret Opbevaring

Reduceret opbevaring er en af ​​de største fordele ved at investere i et dokument management system . Store virksomheder , små og mellemstore virksomheder, non-profit organisation og nystartede virksomheder ser alle at konsolidere og optimere forretningsprocesser operationelle områder at spare på kommerciel leje og ejerskab omkostninger . Industri og overholdelse af lovgivningen og regler har nødvendiggjort opbevaring og arkivering af store mængder af dokumenter -genererede data og information. Fastholdelse papirbaserede journaler og masser af dokumentmapper vil hæmme bearbejdning af medarbejdere, medarbejdere og andre arbejdstagere i begrænset kontorlokaler og arbejdsmiljøer. Et integreret dokument management system reducerer mængden af ​​prime office areal, der kræves for at opretholde papirbaserede journaler .
Business Continuity

Virksomheder altid nødt til at kæmpe med risici og usikkerheder og andre katastrofescenarier . Pludselige forstyrrelser eller ulykker kan påvirke forretningsaktiviteter og ødelægge kritisk information og digitale aktiver på stedet. Papirjournaler er sårbare over for brand, hærværk , oversvømmelse, tyveri og andre farer forbundet med naturkatastrofer og generelt dyre at vedligeholde. En DMS fungerer som en nær fejlsikker disaster recovery løsning og centralt bakker op dokumenter og papirbaserede journaler for off - site opbevaring . Disse arkiver kan bevares , og dokumenter restaureret i tilfælde af en forsvundet afbrydelse eller katastrofer og garanti business kontinuitet.