Mange e-mail -systemer ikke tillader vedhæftede filer på mere end 3 til 5 megabyte . Hvis et Word-dokument er større end den tilladte grænse , som e-mail system , så vil det ikke blive videregivet. I et sådant tilfælde er det nødvendigt at reducere størrelsen af ​​dokumentfilen . Reducere størrelsen af ​​en meget stor Word-fil kan også gøre at udskrive dokumentet mere effektiv og mindre omkostningskrævende. Brug en af ​​flere metoder til at reducere størrelsen af ​​en Word-fil uden at fjerne eller redigere dens indhold. Link Borde & Billeder

Embedded billeder og tabeller øge størrelsen af ​​Word-dokumenter mere end nogen anden faktor. Heldigvis Word tillader brugeren at forbinde dokumentet til en ekstern fil , såsom et billede fil eller en Excel-fil . Når et Word-dokument åbnes, den henter den sammenkædede fil og placerer dens indhold på det ønskede sted . Når Word-filen er lukket, linket brudt. På denne måde er billedet eller tabellen ikke en fast del af Word-filen , og dermed reduceres filstørrelsen. En ulempe ved denne strategi er, at Word-filen skal være i stand til at få adgang til den eksterne fil . Hvis Word- dokumentet åbnes på en computer, der ikke har adgang til den eksterne fil , vil der ikke være noget billede eller tabel i dokumentet.
Brug JPG

Hvis det er nødvendigt at integrere billeder i en fil , skal du bruge JPG billedformat i stedet for BMP billede format. Et BMP-fil vil være mindst tre gange så stor som det samme billede i et JPG-format . Mange online grafik redaktører og seere kan nemt konvertere billeder fra et format til et andet.
Reducer Antal billeder
p Hvis alle billederne i Word-dokumentet er i JPG format og filen er stadig for stor, overveje at fjerne billeder, der ikke er nødvendige til dokumentet. For eksempel, hvis det samme billede vises i to særskilte sektioner i dokumentet fjerne den anden udseendet på billedet og blot henvise læseren til det første billede . Også overveje at fjerne billeder, der er underholdende eller dekorative , men ikke afgørende eller oplysende .
Opdelt i to Dokumenter

En lang Word-dokument kan opdeles i to eller flere mindre dokumenter . Hvis dokumentet har flere sektioner eller kapitler , overveje at gøre hvert afsnit en separat fil.