Uformelle dokumenter tjener flere formål, der ofte udfylder de huller, der er efterladt af formel dokumentation. Her er nogle vigtige grunde til, at de bruges:

1. Hurtig kommunikation og samarbejde:

* Deling af hurtig information: De giver mulighed for hurtig og effektiv kommunikation af ideer, opdateringer og information.

* letter brainstorming og diskussioner: Uformelle dokumenter kan bruges som et værktøj til brainstorming, indsamling af feedback og fremme af samarbejdsdiskussioner.

* imødekomme øjeblikkelige behov: De kan bruges til hurtigt at tackle presserende problemer eller specifikke anmodninger.

2. Forbedring af kommunikation og forståelse:

* afklarende komplekse emner: Uformelle dokumenter kan give en mere detaljeret eller nuanceret forklaring af et emne, end et formelt dokument kan tillade.

* opbygning af rapport og forhold: De hjælper med at skabe en mere afslappet og personlig tone i kommunikationen og fremmer stærkere forbindelser.

* Demonstration af gennemsigtighed og åbenhed: Uformelle dokumenter kan vise en vilje til at dele information og engagere sig i åben dialog.

3. Understøttelse af formel dokumentation:

* Tilvejebringelse af understøttende information: De kan supplere formelle dokumenter ved at give yderligere detaljer, eksempler eller bevis.

* Udarbejdelse og revision af formelle dokumenter: Uformelle dokumenter kan bruges som udgangspunkt for formel skrivning, hvilket muliggør eksperimentering og iterativ udvikling.

* letter beslutningstagning: De kan bruges til at samle input og feedback, inden de træffer en formel beslutning.

Eksempler på uformelle dokumenter:

* E -mails

* Tekstbeskeder

* Bemærkninger

* Tavler

* Skitser

* Håndskrevne kladder

* Mødeminutter (uformel)

* Projektforslag (uformel)

Nøgleegenskaber ved uformelle dokumenter:

* mindre struktureret og formel: De mangler ofte et specifikt format eller stil.

* mere personlig og samtale: De bruger en mere afslappet og tilgængelig tone.

* fokuseret på kommunikation og samarbejde: De prioriterer klarhed og let forståelse.

* er muligvis ikke arkiveret eller konserveret: De er ofte midlertidige og bruges til kortvarige formål.

Det er vigtigt at huske, at selvom uformelle dokumenter kan være nyttige, er de ikke altid passende. I nogle situationer kan formel dokumentation være påkrævet til juridiske, lovgivningsmæssige eller registreringsformål.