Skrot halvdelen af kommunikationen: Her er en plan, der virker

Hvorfor er det så altid sådan, at når man spørger til medarbejdernes tilfredshed med informationsniveauet, så er svaret altid, at det ikke er godt nok?

Svaret er, at der er begrænset tid, penge og kompetencer for den enkelte leder til at løse kommunikationsopgaven.

Derfor kører mange på automatpilot. Der gives ikke tid til eller accept af lederens personlige vinkel på kommunikationen, men kun til at gennemgå en stak foils fra kommunikationsafdelingen efter en mødeskabelon samme sted fra.

Der er ikke ressourcer eller kompetencer til at overveje, hvem der skal kommunikeres med hvornår, hvorfor og hvordan. Posten skal bare ud.

Det er ærgerligt – og endnu værre: Det er en fremmedgørende mÃ¥de at kommunikere pÃ¥ for bÃ¥de afsender og modtager.

Folk ved ikke, hvad de selv vil ha’
Steve Jobs blev en gang spurgt af en af sine ledere, om ikke de skulle lave nogle markedsundersøgelser, eventuelt nogle fokusgrupper, så de kunne finde ud af, hvad kunderne efterspurgte.

“Nej”, svarede Steve Jobs, “for kunderne ved ikke, hvad de vil have, før vi viser dem det”.

Behold det citat i baghovedet, når nogen vil fortælle dig, hvordan du skal kommunikere med dine kunder og medarbejdere.

Husk, at du skal kunne finde dig selv og din egen stil i det. Ellers giver det ridser i troværdigheden. For det er altså ikke alle, der ser lige godt ud på Facebook.

En leder bruger 80 procent af tiden på kommunikation
Henry Mintzberg, der har brugt det meste af sit lange liv pÃ¥ at studere, hvad ledere egentlig bruger tiden til, nÃ¥r de leder, siger, at den gennemsnitlige leder bruger 80 procent af sin tid pÃ¥ at kommunikere. (Mintzberg: “The Nature of Managerial Work”).

Mon ikke det er muligt at sikre en effektiv kommunikation inden for den ramme, hvis man strukturerer sin indsats, og forbereder sig ordentligt? Jeg tror det …

Ledelse og kommunikation er for en stor dels vedkommende et håndværk, der kræver, at man ved hvilke værktøjer, der virker til hvad. Det er noget, man gennem erfaring på egen krop bliver bedre til; noget man gennem egne og kollegers succes og fiasko lærer at beherske.

Men selvfølgelig er der nogle værktøjer og smutveje.

NÃ¥r du skal sikre dit projekt eller din virksomhed effektiv og tilstrækkelig kommunikation, er der – som med alt andet – to mÃ¥der at gøre det pÃ¥: Den enkle og den svære.

Her er den enkle metode:

10 simple huskere, hvis du vil have mere ud af de 80 procent af den ledertid, du bruger på kommunikation.

1. Fjern halvdelen af det, du gør i dag, og koncentrer dig om det, der virker
Den værste tid er den, der er spildt. Så brug den der, hvor det flytter noget.

2. Stick to the point: Gør intet, der ikke understøtter strategien
Din opgave er ikke blot at lede din organisation, men at lede den i den rigtige retning. SÃ¥ hold fokus pÃ¥ retningen – hele tiden og i alt, du gør. 

3. Du er det bedste medie 
Alle undersøgelser viser, at nærmeste leder – dig – opfattes som den mest troværdige kilde for information om, hvad der foregÃ¥r i huset. 

4. Tal med dine medarbejdere
De savner dig (i hvert fald hvis du er ligesom de fleste andre ledere).

5. Tal med dine kunder 
De savner dig (i hvert fald hvis du er ligesom de fleste andre ledere).

6. Tænk nyt
Skal det nødvendigvis altid være et personaleblad, der fortæller, hvad der sker i huset? Hvorfor ikke skrive ugens historie på dugene i kantinen? Eller på toiletterne? Dét bliver læst. 

7. Brug sociale medier hvis det virker. Ellers ikke
Bare fordi ‘alle andre’ er pÃ¥ Facebook, er det jo ikke sikkert, at det lige er dér, du udstrÃ¥ler størst troværdighed.

8. Ha’ altid et alternativ parat 
Hvis ikke din organisation kender retningen, så vælger de selv en. Så hvis den måde, du udstikker retningen på, ikke virker, så sørg for himlens skyld for at have en anden parat.

9. Der er ikke forskel på intern og ekstern kommunikation
Verden er Ã¥ben. Det, du siger indenfor, bliver hørt udenfor – og omvendt. SÃ¥ sørg for at sige det samme, hvis du vil bevare troværdigheden.

10. Kommunikation må godt være sjovt, men ikke for sjov

Et 11. råd kunne sådan set godt være: Tag en kopi af de 10 simple huskere, og læg dem på dit bord.

Det er svært at kommunikere, men det kan læres. Bare husk, at der ikke er nogen facitliste til, hvad der er det rigtige. Det ved kun du, din mavefornemmelse og din egen organisation. 

Og apropos mavefornemmelse, så pas på med målinger af din kommunikation. Det er nemlig noget, du nemt kan komme til at arbejde med meget længe. Og det behøver du ikke. Her to enkle, men meget effektive metoder:

• Intern mÃ¥ling Send en mail ud til et antal medarbejdere og ledere et par gange om Ã¥ret og spørg til kendskab, forstÃ¥else og accept af relevante elementer fra for eksempel forretningsstrategien. Maksimalt tre spørgsmÃ¥l, der kan besvares pÃ¥ en skala fra 1 – 5.

• Ekstern mÃ¥ling Repræsentanter for ledergruppen tager en gang om Ã¥ret pÃ¥ en tour de force rundt til en række kunder til en kop kaffe og en snak om det aktuelle og fremtidige samarbejde. Værdien af inputtet og markedsføringsværdien over for kunderne vil langt overstige indsatsen.

Du mÃ¥ ikke lade dig narre af, at mÃ¥lingerne ser mistænkeligt enkle ud. De er meget effektive og ikke mindst operationelle, bÃ¥de nÃ¥r de udføres, og nÃ¥r resultaterne skal sættes i arbejde bagefter.Â

Husk, at jo flere spørgsmål du stiller, jo flere svar får du. Og jo flere svar du får, jo mere uoverskueligt bliver det. Og jo mere uoverskueligt det er, jo længere væk fra dit fokusområde bevæger du dig.

Denne klumme er nummer tre i serien om ledelse og kommunikation. De to første finder du her:

Derfor er et godt snakketøj chefens bedste ven

Undgå ringbindsfælden: Skriv en kommunikationsplan, du kan have i inderlommen