Har du et stort arkivskab fyldt med udsagn , kursus noter og andre papirer elementer , der optager masser af plads og kan være svært at søge . Denne guide vil fortælle dig, hvordan at overføre disse filer til digitalt format på din computer for at spare plads , og giver nem backup og søgning. Ting du skal
Originale papirdokumenter
Papir mapper
papirclips
Et stort skrivebord område , eller et sæt af bakker til at holde papir
En printer - scanner med en automatisk dokumentføder ( ADF)
en computer med en god mængde ledig plads på harddisken
Vis Flere Instruktioner
1 p første samle dine leverancer . Du vil sandsynligvis allerede har en computer og dine filer noget organiseret. Hvad du måske ikke har, er en passende scanner. Scanning et stort antal dokumenter med en flatbed scanner kan være en reel opgave , så investere i en en scanner, der kan acceptere en række ark papir ad gangen . Dedikerede scannere kan , mærkeligt nok, være meget dyrere end alt-i- én printer /fax /scannere . De fleste har lignende evner med hensyn til beslutningen , at de kan producere - hvad du er mest interesseret i, er hvor mange ark scanneren kan acceptere på et tidspunkt . Også læse anmeldelser online for at sørge for, at dokumentføder slet ikke marmelade . En yderligere mulighed , der kunne komme i nyttigt er det evnen til at auto- duplex scanning - . Dette vil lade dig scanne begge sider af et dokument uden en manual ladning skridt
2

Når du har alle dine materialer handy , gå gennem de filer, du gerne vil behandle og sortere dem . Du ønsker at gruppere lignende bredde papirer sammen ( dvs. notebook papir sammen med notebook papir , kopipapir med kopimaskine papir) og adskille nogen papirer , der har foldet hjørner, rifter eller anden beskadigelse , der kunne interferere med dokumentfremføreren. Derefter gruppe papirerne i partier , at scanneren kan acceptere , for eksempel bundter med ti sider . Disse sorterede papirer kan gå i "i" kassen.
3

Nu er du klar til at scanne ! Læg op scanning software, der fulgte med din printer /scanner og indlæse din første parti af papirer ind i scanneren . Vælg en passende opløsning - 300 dpi er standard , og som regel mere end tilstrækkeligt. Valg af en højere opløsning kan resultere i en bedre kvalitet billede , men det vil tage længere tid at scanne, og mere plads til at gemme . Vælge gråtoner i stedet for fuld farve kan også spare harddisk plads. For dokumenter , er PDF en god format til at vælge , da det vil være lettere at gruppere dokumenter med flere sider i et enkelt dokument , end det ville være med billeder .
4

fortsætte behandlingen af ​​resten af ​​dit papirarbejde . Hvis du har mange skrevne papirer , kunne det være værd at investere i OCR-software (som f.eks ABBYY FineReader ) . Dette vil konvertere teksten i dine dokumenter til redigerbar , søgbar tekst . Softwaren er langt mindre pålidelige for håndskrevne dokumenter.