Microsoft Access , som de fleste database-programmer , indeholder et felt for hver række data , der entydigt identificerer hver post . I Access er dette felt er kendt som det primære nøglefelt . Eksempler på et primært nøglefelt omfatter ID-nummer , ordrenummer og opgaven dato. Når forespørgsler udelade disse primære nøglefelter , du finder dublerede værdier vises på din rapport. Teknisk set er disse resultater ikke egentlige dubletter som de primære nøglefelter posterne ikke ville matche . Men Access giver en måde at undertrykke disse felter med duplikerede data til at strømline din rapport. Disse trin undertrykke poster, hvor alle værdier af feltet returneres af forespørgslen er ens . Instruktioner
1

Åbn en eksisterende forespørgsel i Access , eller oprette en ny forespørgsel ved hjælp af forespørgslen guiden til at vælge de poster, du ønsker at vise i rapporten.
2

Medtag i forespørgslen kun felter, der indeholder dublerede data . Hvis du har yderligere primære nøglefelter eller felter , herunder unikke data i forespørgslen resultater, vil de dublerede data i de rækker , der har et id ikke undertrykkes . For eksempel, hvis du har to rækker af data, herunder ordrenummer, navn og adresse og navn og adresse felter indeholder dublerede data , men ordrenummeret felter omfatter unikke data vil rækkerne ikke undertrykkes . Hvis du udelader Ordrenummer felt fra forespørgslen resultater, vil det duplikerede navn og adresse felt blive undertrykt , da der ikke længere er nogen entydige data i forbindelse med rækken.
3

Vælg " Design Se " fra View-indstillingerne i header menuen.
4

Åbn" Property Sheet " ved at højreklikke på et tomt område af forespørgslen , og vælg " Egenskaber " eller du kan vælge " Property Sheet " fra " Vis /skjul "-menuen i overskriften. I egenskabsarket finde den ejendom med navnet " unikke værdier . " Skift egenskaben for " unikke værdier " til "yes ". Når denne egenskab er indstillet til " ja", vil du ikke længere være i stand til at redigere felter eller ændre data i forespørgslen visningen.
5.

køre forespørgslen og få vist resultaterne i dataarkvisning. Alle dublerede værdier skal undertrykkes i din forespørgsel resultater.
6

Opret din rapport ved hjælp af ændrede forespørgsel med dublerede undertrykte værdier. Din rapport omfatter kun den første forekomst af det dublerede værdi i resultaterne. De resterende dubletposter skjule fra dit synspunkt.