Den største forskel mellem Access og et dedikeret Fundraising Software Database eller Donor Management System ( DMS) program , svarer til forskellen mellem en vognlæs af byggemateriale at bygge et hus , og et hus, der er allerede bygget . Adgang , med et par minutters programmering kan sættes op til at udføre meget rudimentær fundraising sporing for en begrænset donor base. For at matche brugervenlighed samt de specialiserede funktioner i en off-the -shelf DMS en Access-database programmør ville bruge hundredvis af timer i setup og der ville stadig være nogle funktioner mangler. Omkostninger

Donor management systemer varierer i pris fra flere hundrede dollars for små nonprofits med flere hundrede donorer til langt over $ 20.000 for store institutioner sporing millioner af dollars og hundredtusinder af donorer. Alle DMS har nogle fælles træk , der ville være vanskeligt at duplikere med Access .
Donor Records

Oprette og ændre donorjournaler er hjertet i enhver DMS -system. Vide, hvem donorerne er, og have adgang til deres oplysninger er afgørende i fundraising. Med fluxe i husholdningernes relationer og adresser på personer , er fleksibilitet nøglen i at komme ind de korrekte oplysninger. Bare spore information for to ægtefæller , sammen med andre donorer, som kan leve i husstanden , kan hurtigt overvælde en simpel Access-database.
Gave Tracking

gave at give og sporing kan have et dusin eller flere variabler, der skal tages højde for . Bløde , hårde og lovede gaver spores særskilt og kodning af oprindelsen af gaven og instrueret fond skal indtastes korrekt. Nye koder skal muligvis oprettes på flue og gamle modificerede koder. Venter på en omkodning af Access, til at gøre dette kan forsinke indtastning af data.
Letter Generation

bedre DMS gør det nemt "tak" brev generation. Trække oplysninger fra en række kilder og ved hjælp af en af mange eksisterende skabeloner , donor genererede breve synes skræddersyet til hver donor og gave. Access kan gøre noget lignende, men ændre processen for at tage højde for yderligere , nye oplysninger eller brev strukturer kan betyde ændring af den interne programmering.
Segmentering

segmentere donor base, eller vælge hvem der får sendt som brev anmodning afhængig af deres fortid giver historien, er et system -intensive knasen af oplysninger , der kræver blanding og matching om rutine , hyppigheden og det pengebeløb af gaver til donorer uden overlapning dublerede donorer i samme husstand . Fordi at vælge, hvilke donor variabler føjes til segmentering kan ændre sig med hver ny mailing, kan et program skabt i Access ikke har den nødvendige fleksibilitet.
Et sidste råd
< p> Ifølge Tech Soup , som giver teknologisk information for nonprofits , et ord besvarer spørgsmålet om at skabe en brugerdefineret donor database program fra en database programmer som Access. Deres råd er " ikke. " De betragter det ikke umagen værd, når der er så mange gode programmer til rådighed lige nu, at give noget en nonprofit kunne ønsker.