Elektronisk dokumenthåndtering ( EDM) systemer erstatter de gammeldags arkivskabe , der er proppet med Manila mapper og papirer. I dag er arbejdstagere i juridiske, medicinske, stats-og erhvervsobligationer kontorer lagring og genfinding poster via edb-systemer . Denne konvertering resulterer i miljøvenlige opbevaring metoder , lavere omkostninger og lettere og hurtigere adgang til flere brugere af samme dokument. Go Green
elektroniske dokumenter sparer træer over hele kloden. Foreningen af Records ledere og administratorer rapporter, som hver amerikansk arbejdstager årligt forbruger 10.000 ark kopipapir , hvilket svarer til 1,25 træer pr person. Kasseret papir nedbrydes til skadelige metangas , mens papirindustrien høst 42 procent af industrielt træ hvert år , siger ARMA . Papirkopier af forretningspapirer også øge brændstofforbruget , fordi virksomhederne er nødt til at sende deres dokumenter til offsite lagerfaciliteter og senere hente dem. Ved at konvertere til en EDM proces, kan virksomheder med at beskytte Jordens skove og reducere benzin forbrug . Flere medarbejdere kan arbejde fra deres hjem , når de kan få adgang til edb poster fra sikrede hjemmesider eller servere . Denne højere sats for telecommuters betyder mindre trafik og emissionerne fra køretøjer.
Savings
Edb optegnelser oversætte til besparelser for en organisation. Politiet i Elk River , Minnesota, konverteres til et EDM system, som reddede afdelingen $ 17,000 i fotokopi papir. Chief Jeffrey Beahen siger hans besætning gik gennem 2,2 tons hvert år , i henhold til online artiklen " Foreningen af Records ledere og administratorer : Kan RIM Save The World" Desuden ender 5 procent af alle trykte optegnelser at blive malplaceret og et tabt dokument koster en virksomhed om 250 dollar. Og for yderligere at illustrere omkostningerne ved papirdokumenter versus elektroniske optegnelser, BuyerZone.com skøn , at den gennemsnitlige medarbejder tilbringer mellem 86 og 216 timer om året arkivering papirkopier af optegnelser. Det koster en virksomhed mellem $ 1700 og $ 4300 hvert år baseret på en medarbejder, der tjener en timeløn på 20 dollar.
Access
Henter elektroniske journaler er nemmere end arbejder med papirkopier . I et typisk kontor er den ene papirdokument fotokopieres 19 gange, fordi flere medarbejdere skal arbejde med de samme oplysninger , siger ARMA . Men mere end én medarbejder kan se på et elektronisk dokument på samme tid . En arbejdsgiver kan nemt styre, hvem der kan se og ændre edb optegnelser , plus sikkerhedsfunktioner tillader en leder at se, hvem der har adgang til bestemte filer . Sikkerhedsfunktioner som passwords også hjælpe virksomhederne beskytte mod en misfornøjet medarbejder eller konkurrent opnå indrejse i kritiske filer . En anden fordel ved EDM er hurtig inddrivelse af filer under en katastrofe såsom en brand , oversvømmelse eller kontor indbrud. Sikkerhedskopier ofte gemmes offsite som en sikkerhedsforanstaltning mod en nødsituation.
