Dubletter kan forårsage unøjagtigheder i rapporteringen og forkerte overbetalinger til dine leverandører. Hvis din leverandør fanger den fejl , hun har til at bruge tid på at kommunikere den fejl til dig , og du nødt til at bruge tid på at rette fejlen. Konsekvent bogholderi metoder kombineret med QuickBooks evne til at opdage dubletter og alarmere brugeren kan fjerne de ulemper forårsaget af dubletter. Ingen Referencenummer opført på Bills

Den primære årsag til dublerede bill poster forsømmer at indtaste identificere regningen eller fakturanummer på " ref. Nej" linje i "Enter Bills " vinduet i QuickBooks . Den " ref. Nej" line er, hvad QuickBooks tjekker for dubletter. QuickBooks vil advare dig, hvis du indtaster det samme nummer på denne linje for to regninger for samme leverandør .

Stempling " Indtastede " på ethvert papirdokument efter indtastning af oplysninger fra det i QuickBooks er en enkel måde at sikre, at du vil ikke forsøge at indtaste oplysningerne i QuickBooks to gange.
Inkonsistente reference- numre

et af hovedformålene med at indtaste et referencenummer i QuickBooks for hver lovforslaget er at udløse duplikere advarsel, når du indtaster en dublet regning. Dette vil ikke ske, hvis du indtaster referencenumre på en inkonsekvent måde . Når du indtaster et lovforslag , som ikke indeholder en reference eller fakturanummer , skal du være konsekvent i , hvordan du opretter referencenummer for denne regning . En almindelig praksis er at bruge datoen for regningen. Formatet af dato skal være konsekvente. For eksempel, hvis du bruger to cifre for året aldrig bruge fire cifre for året i " ref. Nej" felt . For flere regninger med samme dato , tilføj et brev til den dato og skrive det nummer, du oprettede for lovforslaget på papiret kopi af regningen.

Stavefejl
< br >

Hvis du staver et selskab eller kundens navn , når du indtaster en ny konto , kan du ikke finde hendes konto , næste gang du skal oprette en transaktion for hende. Du vil derefter utilsigtet oprette en kopi konto til kunden eller virksomhed.
Virksomheder bruger en DBA eller flere DBAS

Selskaber, der anvender DBA ( gør business as ) navne, er forskellige fra firmanavnet kan forårsage bogholderi forvirring. Uden klar kommunikation kan du oprette en konto ved hjælp af virksomhedens navn og en kopi -konto ved hjælp af virksomhedens dba navn . Den normale praksis er at navngive den konto ved hjælp af virksomhedens navn. Gør dette konsekvent vil forhindre dine skabe flere konti til én virksomhed. Den " Customer Name " og " Bill Til" adresse er alle separate felter i "Rediger kunde" skærm. Du kan bruge virksomhedens navn for kontonavn og stadig sende regningen ved hjælp af en DBA navn.
Inkonsistente standarder, når Indtastning kontonavne

Når du indtaster kundekonti , brug en ensartet metode for at indtaste virksomhedens og individuelle navne for at sikre, at du ikke vil oprette flere konti . For kundernes navne , beslutter at indtaste dem konsekvent enten fornavn eller efternavn først og beslutte, om at medtage midterste initialer. For firmanavne , træffe beslutning om en ensartet standard for indtastning af navne. En metode , der kan forhindre dubletter er at indtaste firmanavne den måde, de vises på enhver korrespondance med brevpapir , du modtager fra selskabet.