Microsoft Access har mange indbyggede værktøjer til at tilpasse dine rapporter og øge deres anvendelighed. I stedet for manuelt at tilføje værdier op i din rapport beregner Access totaler og subtotaler for grupperne. Værdierne opdateres automatisk , når du tilføjer, fjerner eller ændre poster for din rapport. Du behøver ikke at bruge tid på at organisere , sortering eller genberegne dine felter . Efter opsætning af dine totaler og subtotaler , er alt, du behøver at gøre udskrive rapporten og præsentere dine oplysninger. Instruktioner
1

Åbn din rapport i " Design View" ved at højreklikke titlen i "Navigation Pane " og vælge " Design View ". Denne tilstand giver dig mulighed for at foretage ændringer af indhold, struktur og udseende af din rapport . Klik på " Group & Sort" knappen i " Design " fanen af båndet øverst på siden for at foretage ændringer i tilrettelæggelsen af ​​din rapport.
2

Klik på "Tilføj en gruppe" at gruppere dine poster ved bestemte områder. Vælg det felt, der vil bestemme din subtotal i drop- down feltet ud for "Group On". Klik på "Mere" knappen for at vælge flere indstillinger .
3

Klik på " med nogen totaler ", og markere afkrydsningsfelterne , der bestemmer placeringen af ​​dine subtotaler. Vælg "Show Grand Total" for at oprette en totaler udtryk for hele rapporten . Vælg " Vis Subtotal i gruppe Header " eller " Vis Subtotal i Group Footer " for at placere subtotal udtryk på din rapport.
4

Klik på " alt on " drop- down boks til at vælge det felt, indeholder tallene til din alt. Under "Type ", vælge om du vil tælle antallet af poster eller værdier i dette område. Gem din rapport og skifte til "Rapporter View" fra " View" fanen på båndet at gennemgå ændringerne.