De grundlæggende komponenter i Microsoft Access er tabeller, forespørgsler, formularer og rapporter. Tabellerne indeholder de rå data. Tabeller er den ene komponent, hvorfra databasen får hovedparten af ​​sine oplysninger . Forespørgsler, formularer og rapporter arbejder sammen om at hjælpe brugeren med at forstå og manipulere data, der findes i tabellerne. Queries

Access forespørgsler trække oplysninger fra tabeller og tillader brugeren at manipulere data . Adskillige almindeligt anvendte typer af forespørgsler er en del af Access : Vælg , Make Table, Vedhæft , Slet og opdatere. A Vælg forespørgsel bruges til at vælge information fra bordene i henhold til brugerens kriterier. Gør Tabel forespørgsler bruges til at lave en ny tabel fra udvalgte data. For eksempel, hvis en producent skal tilbagekalde et produkt kan han lave en ny tabel med kun de varenumre . Dette er især nyttigt , hvis en anden leverandør har brug for denne information. En tilføjelsesforespørgsel bruges til at tilføje oplysninger fra én tabel til en anden. Sletteforespørgsler fjerner nærmere angivne oplysninger fra en tabel og Update forespørgsler , ændre oplysningerne fra et bord til et andet eller inden for en tabel.
Forms

Forms har flere anvendelser . En formular kan være skabt til at navigere en database. For eksempel kan en formular tillade slutbrugeren at åbne en rapport ved et tryk på en knap. Former er også bruges til at indtaste oplysninger i databasetabeller. I stedet for at indtaste oplysninger til et objekt , der ligner et regneark , kan en slutbruger indtaste oplysninger i en visuelt behagelig formular. For eksempel vil indtaste en kundes adresse i et regneark være besværligt . Men hvis adressen er indtastet i en formular , er det mindre besværligt og lettere for slutbrugeren at forstå. Såfremt blanketten anvendes til indtastning af data ofte , det objekt der oprettes forbindelse til eller feeds ind i en tabel.
Rapporter

Reports giver en printvenlig layout af oplysningerne i databasen. Rapporten kan oprette forbindelse til tabeller, forespørgsler eller formularer . En Access-rapport kan formateres efter brugerens behov. Sidelayout og marginer er blot det grundlæggende. Inden rapporten , kan brugeren indeholde dato og tidspunkt , at rapporten blev kørt , sidehoveder og sidefødder og rapportere sidehoveder og sidefødder . For eksempel kan en regnskabsafdelingen ønsker at vise dato og tidspunkt for den seneste tilgodehavender rapport samtidig sikre , at der på bunden af ​​hver side er en beregning, der viser det betalte beløb.
Integration

Hver af de centrale komponenter i Microsoft Access kan integreres med andre Office-programmer . Borde, forespørgselsresultater , formularer og rapporter kan eksporteres eller e-mailes til andre. For eksempel kan tabeller eksporteres til eller importeres fra Excel. Integrationen med Excel er især nyttigt , da brugeren ikke behøver at genindtaste data. Rapporter kan eksporteres til Word eller e-mailes direkte fra Access via Outlook .