Microsoft Access er en relationel database program specielt designet til at give dig mulighed for at gemme og identificere data på tværs af flere tabeller. Du ønsker at bruge Access i stedet for Excel til at spore uddannelse, fordi det eliminerer gentagne oplysninger og giver dig mulighed for at samle lignende oplysninger for at besvare vigtige spørgsmål , såsom "Hvem har haft uddannelse X? " Sådan sporer træning med Microsoft Access , er du nødt til at opbygge en database. Instruktioner
1

Opret en praktikant bord. Denne tabel vil vise alle, der har behov for uddannelse. Hver kursist vil være en post , eller række i denne tabel med et unikt trainee id-nummer. Eventuelle yderligere oplysninger til brug for dit formål bør tilføjes , såsom kontaktoplysninger. Forudsat alle har brug for den samme uddannelse , skal du oprette felter for hvert uddannelse er nødvendig kursus. Ellers skal du tilføje en Training feltet Type til hver elev og derefter oprette en separat Training Needed bord.
2

Opret en uddannelse eller flere tabeller. Du kan oprette en tabel, der har alle potentielle træning med en uddannelse id som nøglen og yderligere oplysninger om , at uddannelse i andre områder. Hvis du vil have flere forekomster af samme uddannelse, som du ønsker at identificere særskilt ( i april Stuff 101 klasse er væsentligt anderledes end i maj Stuff 101 klasse) , skal du enten nødt til at gøre en ekstra ID-feltet i din træning tabel for uddannelse type eller du kan oprette forskellige tabeller for forskellige typer , så du kunne have en Xtra 101 uddannelse bord adskilt fra Stuff 102. .
3

Relate praktikanter til deres træning med relationer. Uden relationer, kan du ikke fortælle, hvem har haft som uddannelsen . Der er to måder at gøre dette . Relatere uddannelses -id'er fra træning tabeller til praktikanten bordet - det betyder, at du sporer træning hovedsagelig ved at afkrydse , når en person fuldfører uddannelsen . Eller relatere praktikant ID'er fra praktikanten tabeller til de uddannelsesaktiviteter bordene , i dette tilfælde, er du spore uddannelse ved at der udfylder hver klasse. Den anden metode ville være ideelt, hvis uddannelsen foregår i grupper og fremmøde eller gennem registreres.
4

forespørgsler og rapporter . Efter dine tabeller og relationer er identificeret , kan du oprette forespørgsler for at se, hvilke praktikanter har gennemført en bestemt uddannelse. Du kan også se, hvilken uddannelse der er tilbage til en bestemt elev . Rapporter kan baseres off forespørgsler for at gøre denne information mere printer venlig.