Microsoft Access er et kraftfuldt database program, der giver dig mulighed for at kombinere og anvende data i en bred vifte af måder . Du kan bruge det til at generere rapporter, som du derefter kan printe ud eller sende via e- mail i en række forskellige formater. Instruktioner
1
Den nemmeste måde at oprette en rapport i Microsoft Access er at oprette en forespørgsel , der indeholder de data, du vil medtage i din rapport. Gå til Query visning og vælg " Opret en forespørgsel ved hjælp af guiden. " Guiden vil hjælpe dig med at kombinere data fra tabellerne i databasen for at opnå det ønskede resultat. Også med en forespørgsel , det vil være lettere at filtrere de resultater, du ikke ønsker i din rapport. Du skal blot bruge forespørgslen for at vælge kun de data, du ønsker .
2
Når du har din forespørgsel designet og har udvalgt de data, du vil bruge i din rapport , skal du gå til rapporterne se og vælge " Opret rapport vha. guiden. "
3 p Som guiden fører dig gennem processen , skal du vælge den forespørgsel, du lige har oprettet, så felterne fra denne forespørgsel, som du vil medtage i din rapport . Vælg derefter den måde du ønsker at gruppere dine data. Det vil også give dig en chance for at vælge den måde, du vil have din rapport til at se . Men de fleste af de formater , som Access vil tillade dig at e-maile rapporter ikke kommer ud formateret præcis som kilden rapporten.
4
Efter den grundlæggende rapport er blevet oprettet , skal du gå frem og tilbage mellem Eksempel mode og design View for at finjustere den. Sørg for at du kan se alle dine data , og at dine grupperingsniveauer arbejdede ud den måde, du vil have dem.
5.
Når din rapport er finjusteret , er det tid til at sende den. Heldigvis Microsoft Access har en enkel måde at sende rapporter i Microsoft Outlook. Du skal blot åbne rapporten , og derefter vælge Filer - > Send til -> Postmodtager (som vedhæftet fil ) . Dette vil give dig en liste af muligheder , herunder, men ikke nødvendigvis begrænset til , Excel, HTML, Rich Text Format ( " RTF " ) tekst og almindelig tekst.
Rich Text Format er et format, der giver både tekst og den formatering der er forbundet med denne tekst, der skal sendes fra en tekstbehandling platform til en anden.
6
Når du har valgt det format , du ønsker at sende din rapport i , vil Outlook giver dig en ny e- mail med den rapport, indgår som en vedhæftet fil. Simpelthen sætte i din modtager (e) adresse (r) , tilføje tekst, du har brug for at forklare den vedlagte rapport , og tryk på " send ".
