Regneark er en ideel måde at holde styr på kontaktoplysninger. I stedet for at indtaste adresser i en traditionel adressebog , skal du oprette en adressebog i Microsoft Excel til at gemme disse oplysninger. Under en adressebog i Excel kan du nemt tilføje og slette oplysninger og holde alt ekstremt organiseret. Brug af en Excel adressebog er også det første skridt i oprettelsen brevfletning til at gøre adresseetiketter , breve og konvolutter. Oprettelse af en adressebog i Excel kræver to grundlæggende procedurer : etablering af de relevante kolonner og indtaste oplysningerne. Instruktioner
1

Åbn Microsoft Excel. Den nye regneark , der vises, er en serie af tomme celler .
2

Vælg regnearket , herunder de celler, der vil indeholde kolonneoverskrifter . I det Definerede navne gruppen på fanen Formler vælge " Definer navn " og indtast navnet for listen . For eksempel oprette en adressebog til personlig brug, mærket " Personal ", og én til erhvervsmæssig brug, mærket " Erhverv , " titlen hjælper dig med at skelne dem fra hinanden. Brug værktøjerne på formatering paletten til fed titlen og gøre skrifttypen større .
3

Opsætning kolonner for adressebogen. Brug følgende kolonneoverskrifter : navn, adresse , by , postnummer , telefonnummer , faxnummer og e-mail -adresse . Indtast disse overskrifter i kolonner A til H , hhv. Dine oplysninger er meget lettere at læse, når alt er i en separat kolonne .
4

Fremhæv rækken med kolonneoverskrifter ved at klikke på rækkenummeret findes på venstre side. Center og fed kolonneoverskrifterne hjælp formateringen paletten.
5.

Indtast oplysninger i hver kolonne. Dette kan tage tid, men du behøver kun at indtaste alt i Excel engang , efter at blot du nødt til at tilføje nye mennesker og opdatere oplysninger . Hvis du mangler nogle stumper af information , skal du blot forlade cellen tom . Vær sikker på at anvende de to bogstaver for forkortelser for staterne .
6

Formater teksten i postnummer kolonne. Fremhæv kolonnen ( men ikke kolonneoverskriften ) . Klik på, hvad du har fremhævet , og vælg " Formater celler. " I fanen Tal , klik på "Special " i " kategori "-boksen. Klik på " Zip Code " eller " Zip Code +4 " i "Type "-boksen. Klik på "OK". Dette vil gøre alle de postnumre ser det samme .
7

Formater teksten i Telefonnummer kolonne. Fremhæv den tekst i kolonnen , undtagen for kolonneoverskriften . Klik på den og vælg " Formater celler. " I Number fanen, vælg "Special" fra " Category "-boksen. Klik på "Phone Number " i "Type "-boksen. Klik på " OK. " Alle de telefonnumre vil blive formateret på samme måde .