Microsoft Word indeholder en kraftfuld brevfletning funktion, der giver dig mulighed for at flette data fra en ekstern kilde (MS Excel, MS Access, tekstfiler osv. ) til et MS Word-dokument. Du kan bruge fusionerer til at oprette standardbreve , konvolutter , etiketter, oversigter , mapper eller endda at oprette en personlig e- mail til modtagere i din adresseliste. For mange merge programmer , kan dataene indeholder tal og /eller datoer. Ofte finder vi, at de fusionerede dokumenter omfatter forkert formatering for disse numre eller datoer . For eksempel kan vi have en " Løn " feltet i en MS Excel-regneark , som vi fusionerer til vores dokument, men vi finder, at det fusionerede felt ikke indeholder kommaer eller "$" præfiks symbol . Eller vi kan have datoer i vores regneark , der er formateret forkert ( eller værre, ikke er formateret som datoer overhovedet ) . Denne artikel viser, hvordan du let kan styre formateringen for fusionerede datoer og tal. Det er altid god praksis at anvende denne teknik til alle datoer og tal i dine fusionerer (selvom formateringen vises korrekt på første preview) . Dette medvirker til at sikre en ensartet formatering efter behov til fletningen ansøgning. Hvad du har brug
Computer
Microsoft ( R) Word 2002/XP , 2003, 2007
Microsoft ( R) Excel ( optional. .. anvendes til data kilde eksempler)
Vis Flere Instruktioner
1

Denne artikel antager, at du har en sammenfletning dokument på plads, og er fortrolig med MS Word fletning operationer. I løbet af denne artikel, vil vi illustrere ved hjælp af en meget simpel MS Word 2003 -dokument med en MS Excel 2003 -regneark (indeholder data for flet) .
2

Åbn din MS Word-dokument og indsætte flettefelter som passende for din ansøgning. Som standard . MS Word indsætter felter uden switche ( så ingen særlige instruktioner med hensyn til formatering ) For eksempel formål her , vil vi se på et simpelt dokument , der indeholder flettede data fra MS Excel , der omfatter følgende områder: Efternavn, Fornavn , DOBirth , DOHire , løn, og Soc -Sec nbr
< br . > 3

resultatet af fletningen for at se , hvordan dine tal og datoer vises uden særlige formatering instruktioner. Selv hvis formateringen forekommer acceptabelt på preview du virkelig bør anvende de format koder skitseret nedenfor . Ellers kan du opleve, at nogle poster ikke formaterer konsekvent. Bemærk også, at ved at anvende disse format koder , du har fuldstændig kontrol over, hvordan datoer og tal vises . Dette hjælper med at sikre din fletning vises poleret og professionelt . Til Vis i MS Word 2002/2003 , skal du klikke på "Vis flettede data "-knappen på værktøjslinjen Brevfletning . Til Vis i MS Word 2007 , klik på " Vis resultater " på Mailing fanen. Hvis du ser koder ligne { MERGEFIELD Name} "osv. , skal du trykke på ALT - F9.
4 p Der er et par måder at nemt indsætte skifter til dine eksisterende feltkoder til at styre formateringen efter nummer eller datofelter . I dette trin , vil vi illustrere, hvordan du indsætter kontakter ved hjælp af MS Word felt dialog. I trin 6 , vil vi illustrere, hvordan du indsætter koderne højre i dokumentet (uden at bruge en dialog) . For at åbne Field dialogboksen , skal du højreklikke på feltet , og vælg derefter "Rediger Field ... " . Næste , klik på " Field Codes " på denne dialog.
5.

Avancerede Feltegenskaber vil blive vist på højre side af denne dialog. The Field koder felt allerede indeholde navnet på det område foranstillet ved koden " MERGEFIELD " . For eksempel kan det sige " MERGEFIELD DOBirth " . Formatering switches kan vedhæftes denne værdi efter behov. For en dato felt kaldet DOBirth , vi kan komme noget som MERGEFIELD DOBirth \\ @ " MMMM d, yyyy" . Bemærk, at datoformatet switch skal begynde med "\\ @ " . Se trin 10 for eksempler på anden dato, og tal format switche.
6

trin 4 og 5 , vi indsatte formatering switches bruger MS Word felt dialog. I dette trin , vil vi se , hvordan du tilføjer disse switche direkte til dit dokument ( inden for området koder) uden at bruge en dialog. For at redigere eller se switches for en enkelt flettefelt , skal du blot højreklikke på sammenfletningen felt, og vælg " Feltkoder " . Gentag for at skjule de koder og vende tilbage til visning bare feltnavnet . Med feltkoder synlige , kan du skrive format skifter til højre for feltnavnet .
7

at skifte synligheden af ​​alle koder i dokumentet , skal du trykke på ALT - F9 (hold ALT nede, mens du trykker på F9 ) . Alternativt kan du skifte synlighed for alle koder ved hjælp af MS Word menuerne ... i MS Word 2002/2003 , skal du vælge Funktioner, Indstillinger , Udsigt, feltkoder ... i MS Word 2007, Vis vælge Kontor knappen Word-indstillinger , Avanceret, Vis dokumentindhold feltkoder . Når du kan se feltet kode (r) , kan du blot klikke i den yderste højre } mark og indtast den ønskede kontakt. For eksempel, hvis feltet koden var " { MERGEFIELD DOBirth }" kan du redigere og ender med "{ MERGEFIELD DOBirth \\ @ " MMMM d, yyyy " }" .
8 < p> Uanset hvilken metode du bruger til at tilføje formatet skifte til dit område , skal du huske , at alle antal skift skal begynde med "\\ # ", og alle dato afbrydere skal begynde med "\\ @ " . Husk også, at dato skifter derefter er vedlagt i anførselstegn ( normalt ikke nødvendigt for antal kontakter) . I trin 9 og 10 , vil vi give eksempler på nummer og dato switches , hhv. Hvis der stadig ikke sikker på, hvilket skifter til at bruge , har et kig på afsnittet Tip , hvor vi afsløre, hvordan at samle koder ved hjælp af MS Excel.
9

Antal kontakter skal begynde med "\\ #" . Medmindre dit format er kompleks (eller indeholder tekst eller mellemrum ) , behøver du ikke bekymre dig med omslutter format kontakten i anførselstegn . " 0 " anvendes til at tvinge et ciffer , mens " #" bruges til at vise et ciffer kun hvis tilgængelig . For eksempel vil værdien 23 formateret med "0000" vist " 0023 " . Den samme værdi af 23 formateret med "# , # # 0 " ville vises som " 23" . En periode " . " Angiver positionen for kommaet . Et komma "," bruges til ciffer gruppering, som forventet. For at tilføje tekst inde resultatet , skal du blot vedlægge i enkelt anførselstegn . For eksempel for at formatere 123456789 som " 123-45-6789 " formatet switch er " 000' - '00 ' - 0000 " . Klik på billedet til venstre for eksempler.
10

Dato switches skal begynde med "\\ @", og datoen format delen skal vedlægges i anførselstegn . Brug "M" (skal være store bogstaver) for måneden. For marts . "M" = 3, " MM " = 03 , " MMM " = Mar, og " MMMM " = March Brug "d" for dagen, hvor " d " = 4, " dd" = 04 , " DDD " = fre og " dddd " = fredag. For året , brug " yy " eller " yyyy" . For Hours , brug "h" eller "hh " for timen , "m " eller "mm" for minut, og " am /pm " for at medtage AM /PM betegnelse. Typiske format switches for datoer omfatte " MM /dd /yyyy " eller " MMM d, yyyy" . Hvis du vil medtage anden tekst inde resultatet , skal du blot vedlægge i enkelt anførselstegn . Klik på billedet til venstre for eksempler.
11

Vær opmærksom på, at andre kontakter kan vedhæftes de skifter kode (udover dit nummer eller dato format switch). Disse skifter begynder altid med "\\ * " og kan bruges til at styre sådanne ting som alle hætter ( \\ * Upper ) , små bogstaver ( \\ * Lower ) , første bogstav hætte ( \\ * Caps ) , diverse talformater osv. . du kan indtaste disse manuelt eller for nogle kontakter , kan du vælge kontakten på Field dialog. Klik på " Skjul koder" hvis det er nødvendigt , skal du se valgmulighederne under " Egenskaber for ".
12

One meget nyttig switch blandt dem, der refereres til i trin 11 er "\\ * MERGEFORMAT ." Denne kontakt tvinger MS Word til at bevare formateringen , når feltet værdien er opdateret. For eksempel, hvis du anvender fed eller skrifttype formatering på flettefeltet så formateringen bevares , når nye værdier sammen. Du kan tilføje denne kontakt , ligesom antallet \\ # og \\ @ switches, eller blot vælge " Bevar formatering ved opdateringer " option på dialogboksen Felt .