Dokument-systemer , at organisationer kan logisk og effektivt at organisere dokumenter , både fysiske og digitale . Som et resultat, skal et effektivt system rumme alle forskellige typer af dokumenter. Aktiver

Definer, hvilke aktiver din organisation har , og hvordan de bruges. Dette medvirker til at sikre , at dokumentet management valgte system vil opfylde dine behov .
Formater

Sørg for, at dokumentformater , både fysiske og digitale , understøttes af ethvert dokument management system, du søger at gennemføre.
konvertering
Ved konvertering filer , holde fremtidens teknologi i tankerne, som at give mulighed for dokument tilgængelighed nede ad vejen.

Konverter dokumentformater , hvis nødvendigt. For eksempel kan dit dokument management system kræver, at alle digitale journaler gemmes som PDF ( Portable Document Format) filer.
Access

Opret en proces, der gør det nemt at få adgang til dokumenter , der styres . En populær grænseflade til systemer er at bruge internettet til at få adgang til dokumentet information.
Processer og procedurer

Plan ikke blot for gennemførelsen af ​​et dokument management system , men hvor nye dokumenter er input og vedligeholdes . Et dokument management system er nyttig , hvis den har tilføjet dokumenter efter behov.